用户心得:用坚果云组织活动

易仁:个人成长推动者

幸福进化俱乐部的创始人

微博:@易仁永澄

幸福进化俱乐部是一群关注个人成长,追求幸福的人,他们热爱生活,坚持成长,追求幸福。坚果云是幸福进化俱乐部每次策划组织活动必不可少的协作平台,多文件夹同步、查看文件历史版本和群成员共享功能是这群人协同办公的基础。在这里,易仁将从策划组织活动上为大家一一分享他们是如何来使用坚果云的。

我们是幸福进化者,因为追逐幸福的共同信仰,让我们走到了一起,彼此鼓励,彼此分享。我们关心和成长有关的话题,我们经常会一起分享自己的读书笔记、素养提升知识、生活小贴士、研习时间管理系统、记录活动的点滴感受。在这个过程中,我们碰到了一个问题,每个人都有很多想要与人分享的文件,但是通过传统的邮件或是QQ传输,都非常的耗时耗力,有时候其他成员用邮件给我一个线下活动的文件的分享,但是我经常没有习惯来打开邮箱,从而错过了最佳的讨论时间。通过邮件分享的文件不利于分类整理,新成员加入时,需要将所有资料重新发送给他,无形中也增加了工作负担。

后来,我们接触到坚果云,发现可以快速上手。更重要的是它为我们俱乐部成员之间的协同办公带来了不少便利。现在我们每个成员的各个设备终端都安装了坚果云,保存自己工作和生活中所需要的所有文件,分享一些值得分享的内容,比如说每次去幸福进化俱乐部的文档。

坚果云的文件历史版本真是没话说,不仅同步而且保存了每一次的版本,让我放心操作,不怕出现误删除、误操作等情况。我会把我处理完的文档上传到坚果云,这样所有的成员都可以看到我已经完成的任务。

作为组织活动的发起人,我会在坚果云里新建一个“幸福进化活动”的文件夹,然后把有关这个活动的所有文件都放在这个文件夹里,然后邀请所有伙伴同步

工作流程

以下是我们使用坚果云发起活动的工作流程图。

前期策划流程:以前我都是把活动流程写好后,CC给所有的群成员,未免有人错过看邮件,我会再给群成员手机群发一条短信。现在好了,我把活动流程整理好后直接同步到坚果云。当我的文档更新后,坚果云会自动弹出有文件更新的提醒,这样所有的伙伴都能看到这条提醒。

在坚果云客户端提供的最近更新列表里,伙伴们能很快找到我发布的活动通知。待他们打开看后,如果觉得有问题可以直接在我原文档上做修改,这样所有的成员都能看到他的意见。

有时候我们还会有其他的事情,比如说我们每期都要出一本叫做“《进·化》”的杂志。我们会单独建一个“进化”的文件夹,这里就要提到坚果云的多文件夹同步功能了,有了这个功能,我们可以随心建文件夹,然后邀请成员同步,不需要强制,把所有的文件夹都同步在一个文件夹下。这种对用户使用习惯的尊重,方便了我们的阅读和查找。

因为我们将所有文件都归类整理在坚果云中,新的成员加入后,就可以很便利的看到以前积累的所有资料。这样就加快了新成员对于“幸福进化活动”的了解的认识。

坚果云可以在多平台同步,我们幸福进化俱乐部的所有成员,无论使用Mac,iPad,电脑或是手机,都可以随时随地查看我们的活动信息。每个人新建或修改的文件,同步后其他成员都能很快获悉。使用坚果云以来,我发现我们之间的沟通协作越来越方便了,也不需要邮件或是短信通知了。坚果云为我们的工作带来了便利,提高了我们团队合作的效率。

 

 

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