中国电信云市场团队:结构化共享文件管理心得

今天的主人公是中国电信Microsoft Azure云应用商店市场团队

“中国电信Microsoft Azure云应用商店”(ctwamp.com)是2015年微软携手中国电信,合作创建的首家在华运营的大规模云应用商店。旨在独立软件开发商(ISV)与企业客户之间搭建共赢平台,汇聚海量SaaS和PaaS应用,解决企业的各种IT需求。

(中国电信Microsoft Azure云应用商店)

 

作为国内首家由微软和中国电信创建的大规模云应用商店,工作人员每天都要与企业客户、ISV打交道,涉及大量的多种格式的文件。这其中,云商店的市场团队大概最具有说服力。

市场团队作为全公司与外界联系最频繁的团队,同时也是最忙碌的团队。日常展示用的图片和视频资料,需要经常更新和整理;而每一次的专题活动,从前期的策划到后期活动准备,更是涉及到了多人多文件的同步操作,必须反复确认才能保障活动的顺利进行。

在这样一个多人多文件的高频率操作需求下,要怎么样才能做好文件的管理,提高办公效率?

 

云商店市场团队成员,曾经也是邮件、U盘等多管齐下,协同办公。但,问题出现了:使用邮件收发资料,附件大小有上限不说,网络速度更是硬伤;U盘的复制粘贴非常容易,但又有办公地点的限制,且各电脑之间拷来拷去中病毒的风险特别大……

 

互联网时代,要提高办公效率,最便捷有效的方法即是使用安全专业的软件来办公。像云商店的市场团队,便充分利用了坚果云全平台支持、资料同步和文件共享等功能。

 

对己,全平台同步资料

个人资料全部保存在云端,全平台同步支持上传和下载。像市场团队的设计师,虽然在公司使用的是Windows电脑,但回家后会照常使用个人mac或ipad继续加班。(灵感就在一瞬间,必须随时随地做好记录。)

 

对内,同部门创建协同文件夹,共享资料

以举办某一场活动为例,活动策划的具体事项,像进度表、邀请函、视觉设计稿等资料,通过同部门建立协同文件夹的方式,达到市场团队内部信息的流通,以保障信息的及时性、准确性,避免重复性作业。

 

对外,设置文件夹共享权限,按需分享资料

不同公司乃至同一公司不同部门之间,应该只是有需求的流通信息。即:你只给你想给看的人分享资料,你也只能看到允许给你看的资料。像市场团队在策划活动时的预算、费用清单,以及发票和报销等等,这些非相关人员自然就不能给予权限。

说了这么多,可能你会禁不住好奇云商店市场团队的文件夹结构吧,这就带大家看实例:

 

文件不仅按功能分类,而且还使用了某些命名规则噢~细心的你发现了吗?

文件统一命名,建立一个有序的文件管理体系,这对个人或团队的文件管理都十分有帮助。如果简单的“数字编号+项目”已不能满足你的需求,不妨参照一下市场团队的多层级命名方式。

文件夹:项目进度+日期+项目名称

文件:数字编号+版本信息+文件名+分类+作者名+日期

(市场团队全是女生噢,而且这样高效的命名规则是她们根据实际需要自行创建的,有没有很厉害’◡’)

中国电信Microsoft Azure云应用商店是我们坚果云在多人多文件的同步操作上的一个很经典的示范。虽然每家企业都有自身独有的办公模式,云商店市场团队的文件结构和命名风格,也许就不一定适合您的团队。但建立一套有序的文件管理系统,提高团队办公效率,将公司和个人价值最大化…这些却是所有行业所有人的共同目标。

坚果云作为一款为用户提供更便捷、安全、专业的网盘服务软件。帮助你们提高效率、创造最大价值便是我们的目标。

 

 

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