云端同步软件坚果云推荐行动管理APP-XMind

之前写了一篇“用思维导图管理每日行动计划”说明了如何藉由思维导图的软件,建立一个每日行动计划的标准模版,运用FAST原则,云端同步在电脑、平板、手机之中,帮助我们处理每天的大小事情。

写出文章后,也有许多朋友感兴趣,有的转贴分享文章,有的来索取范本,这几天,细细思索,决定要根据不同的工具一一写好文章,这篇文章就是用免费的XMind来管理每日行动计划,还请参考。

1、XMind优点

XMind有三个很大的优点:

首先,他是免费的,随时可以下载,虽然不用钱,但是功能一点都不打折,他提供Pro版本(收费才能长久更新),目前每日行动计划不需要用到Pro版本也能顺利使用,因此很适合团队中共同使用。

其次,他是中文的,并且有完善的中文说明,上手难度降低,这对很多人来说是一大福音。

最后,他有PC及MAC版本,所以说是个跨平台的软件。而移动设备的解决方案,目前他们在努力中,要等一下。目前可以用第三方应用来对接,我们后面会讲到。

2、每日行动计划

接着讨论的是何谓“每日行动计划”?

每天的工作,要面对大大小小的事情,大的是青蛙,小的就是蝌蚪,最重要的是“先吃掉青蛙”,接着尽量把蝌蚪吃光,这样就是我们一天能做到最好的状况。

我把每日行动计划放到XMind之中,,有六条主要分支,能够帮助每天工作效率能够更加FAST。(下面的图案出自苹果系统的绘文字)

🐸F Frog,也就是青蛙,每天列出最重要的事情作为青蛙,不要太多(最好不要超过三只),这一天就是要把这些青蛙向前推进,最好全部吃完。

A Action List,也就是蝌蚪(小事情的意思),就是一个动作可以完成的行动,除了青蛙,还有蝌蚪,这里放几只需要优先处理的蝌蚪,在处理青蛙完的空档,就可以吃掉蝌蚪。

XMind本身是思维导图软件,因此有时可以对行动又加以细分,切成更加小块,更加容易执行。我目前称之谓“蛙细胞”,一件事情,后面也又有许多细节支持,才能做得更好,例如要和女朋友求婚,虽然当下是几分钟的事情,但是之前可以要费许多的心力及规划。

📂S Slice/Support,大只青蛙要切(Slice)成一块块吃,困难的青蛙,有时需要一写支援资料(Support)才能顺利吃完。

复杂的青蛙,我会用XMind的思维导图方法加以细分(Slice)更小的行动,或加上要执行的补充资料(Support),让青蛙更加容易吞下去。 我觉得XMind就像是一个解剖青蛙的手术台,拆解成合适的大小,让我们一部分一部分地处理。

⌚️T Time,代表和时间有关的事情,通常就是行事历和备忘,由于在电脑上面工作,需要从检查行事历(有约会起始时间及结束时间),或备忘(有结束时间),并且设定闹钟,事前提醒自己。

📥inbox 收件匣,这是GTD的概念,拿来放等一下(Defer)才需要处理的行动,这样行动清单只要放很少量的事情。

除此之外,如有临时插入的事情,我也放在此处,专注先吃重要的青蛙。

已完成行动,如果行动完成,就搬移到此处。

也就是说每天会有一张每日行动计划的XMind思维导图,分成六个大分支,青蛙(Frog)、蝌蚪(Action)、Slice/Support、Time,inbox及已完成行动,整日的事情就用这张思维导图来掌控。

3、行动的基本介绍

用软件来管理每日行动,就要善用软件的功能,XMind提供了美丽的图标,除了让思维导图更加美丽,也能做筛选(Filter)的工作,让每日行动计划更加高效。

每日行动计划,当然就是要管理好每天的“行动”,当我们想到事情的时候,其实是杂事的状况,没办法立刻行动。

例如:看到之前写的两个字“轮胎”,其实会莫名其妙,想想才知道是早上骑摩托车到公司时,发现轮胎没气,当时赶着上班打卡,来不及修理。思考一下,觉得下一步行动是“打电话给机车行老板请他来修理”。

首先,要学会写行动的叙述,一个行动应该要有动词(刚才的例子是“打电话”给机车行老板),而且自己看了这个叙述后,就能够知道预期完成的结果(摩托车轮胎修好,能够今天下班顺利骑回家)。

接着,由于XMind是个数位思维导图软件 ,还可以帮行动叙述加上三种图标标签,让整个每日行动计划更加美丽即直觉,让我们专注处理当下最重要的事情。

  1. 重要性,用红色的优先次序“1”图标来代表,说明目前正专注在吃的青蛙或者蝌蚪(行动)。
  2. 完成行动?XMind是用Microsoft Project进度管理的角度来看工作,我们用两个图标,一个是任务开始(0%)代表还没有完成的行动,一个是任务完成(100%)代表已经完成的行动。
  3. 行事历与提醒,可以拖入行事历及提醒事项,让我们知道几点几分那件事情即将发生或切换。

加上这些图标、行事历及提醒事项,每日行动计划就成为每日工作的仪表板,告诉我们事情做到哪里了,还有哪些工作还没有完成。

4、汇出及汇入

当做好每日行动计划,也希望电脑做的思维导图,在外出移动时也能够使用得到。那就要靠将思维导图同步云端,再从云端传送到移动设备上,以下是XMind设定上云端详细步骤。

首先要设定的是云端硬盘,可以用Dropbox或坚果云这些服务,将XMind每日行动计划档案同步到云端。

其次是设定手机或平板上面的App,iOS我推荐使用iThoughts,这个App拥有和XMind几乎80%一致的功能,让我们在iPhone及iPad都可以顺利使用每日行动计划。安卓手机有人建议使用Mindjet的App,但是我还没有尝试过。(也请安卓用户推荐)

这样一来,每日行动计划就可以随身带走,只要电脑上的每日行动计划更改,手机上面打开的每日行动计划即时同步,对于要外出工作的人非常好用,达到移动办公的功效。

5、小巧功能

我为每日行动计划设计了一些小巧的功能,让大家使用起来更加愉快。

绘文字:六个主要分支其中五个,我用了苹果电脑的绘文字,目前在Mac系统上面都可以通用(PC的朋友请回报效果如何)。

Filter:XMind提供了Filter功能,可惜的是只能高亮标题(topic)。

下钻一层:这个功能非常好用,在Action list、inbox、已完成行动三个分支都可以使用,让我们可以专注在分之内的行动。

快捷键:XMind在偏好设定中可以自定义快捷键,让一些功能更加便利使用,以下是我常用的快捷键:

F2, space 编辑标题

Tab 下一层增加主题

Return 同一层增加主题

9 (自订) 全部打开

0 (自订) 全部收合

cmd+1 (自订) 优先次序1

cmd+2 (自订) 任务开始

cmd+3 (自订) 任务完成

cmd+= 放大

cmd+- 缩小

F6 下钻

以上就是跟大家分享如何用免费的思维导图软件XMind来管理每日行动计划,希望大家可以积极尝试,行动起来。

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