商务邮件撰写六何法

几乎所有职场人平时经常会跟客户邮件往来,但是大家有没有想过你是否能把邮件写得得体并且准确迅速地让对方理解你想表达的意思呢?

邮件的撰写其实也可以参考六何法,即5W1H(Who/When/Where/What/Why/How),这里可以去掉一个 Where 不做分析,因为邮件都是在网络上传输的。

 

一、Who(写给谁)

1.称呼

称呼取决于你与对方的亲密程度,一般商务邮件不太推荐使用“Dear”作为称呼,尤其是初次联系的时候,“Dear”其实是关系非常亲密的人之间的称呼,用在商务邮件里不太适合,如果你确定跟对方关系很好,那么也无所谓。

如果客户是外企,一般都有英文名,那么直接称呼对方的英文名即可;如果客户是国企或者民营企业,可以在对方的姓之后加上职级,如张经理;如果既不知道英文名也不知道职级,那么直接以先生/女士称呼即可;

2.收件人/抄送/密送的区别

收件人是直接联系人,是负责这个事情的人,通俗点说就是直接做事、干活的人,如果你需要对方在收到你的邮件后有所执行与回应,请一定要把他填在收件人中;

抄送对象是指跟这个事情有关系的人,比如客户的领导、同事或者自己的领导、同事,他们只要知道项目进展就行,收到邮件后不需要有任何行动,也无需对你做出回应;

一般情况不建议使用密送,因为你无法确定对方的智商和情商是否会回复这封邮件,万一对方不小心回复了所有人,那你就尴尬了。

二、Why/What(为什么要写/写什么)

1.初次建立联系

此时你需要给对方做简明扼要的自我介绍,告知对方你的姓名、公司名、职位,以及与对方的工作关系,说明此封邮件的目的,比如提供服务、寻求合作、希望得到对方的反馈与配合等意图;

2.回复对方的邮件

此时你需要对对方邮件里提出的问题进行反馈,并且对他可能想了解的情况做一个补充,比如他在使用产品过程中发现问题,需要对他的问题及时回应,并思考他之后可能还会碰到哪些相关的问题,可以提前告知讲解;

3.需要对方支持/配合/有所行动

首先要告诉对方项目的背景,写明他需要做的事情以及事情的重要性,并告知对方你希望他回复你的时间节点;比如你邮件内容是报价方案,你需要对方配合你征询老板意见,或者你与对方约定培训时间,希望他在询问所有同事确定好时间后回复你;

4.对重要事件做好告知工作

首先介绍事件背景,阐述事件的内容,以及重要事件对整个项目和对方的影响,比如续费时对方迟迟不回复你,你需要告知他如果不及时处理,到期后系统会自动停止服务,将严重影响他们的工作;

5.对复杂情况进行协商

首先介绍事件背景和现状,指出目前面临的挑战,接着提出解决方案与建议,以及下一步的行动计划。

 

三、When(什么时候写)

1.及时

在约定好的时间内回复邮件;

2.即时

比如会议结束后,发送会议纪要;对方有问题时及时回应;问题解决后及时总结等;

3.关键时

比如对方一直不回复你的邮件,或者在约定事件节点即将到来或已经超出时,或者有重大问题发生时。

 

四、How(怎么写)

1.态度一定要好,不带任何情绪,对事不对人,而且要不带任何个人主观意见地对事,这时需注意千万不要将你想表达的可能带有个人情绪的内容加粗加大标红出来,这样会令对方反感甚至厌恶,只需将严重的情况用平和的情绪表达出来即可,就算对方不明白,对方的老板也会明白事情的严重性;

2.简洁明了,突出要表达的重点;

3.不要表达得让人容易产生歧义,表达要清楚,不能模棱两可;

4.不要有错别字;

5.不要出现法律/宗教等冲突的内容,不要有个人主观色彩,尤其是对外企客户;

6.留下感谢;

7.署名留下姓名和联系方式;

8.发送前再次检查,做最终审核。

邮件也能体现出一个人的专业程度,每次给客户发送的邮件都能井井有条,清晰明了,让客户不处于云里雾里的状态,客户也会觉得你很靠谱,会不自觉地信赖你。

 

如果你平时使用的是Outlook来管理邮件,面对Outlook附件有限制和附件上传下载过慢的问题,你可以使用坚果云Outlook插件,自动将你的附件变成坚果云分享链接的形式,对方只需通过分享链接就可以快速下载文件。同时使用坚果云Outlook插件也不在受到Outlook的附件限制,最高可以附加5GB的附件。

阅读已结束,喜欢的话就点个赞吧
注册坚果云网盘
还有其他问题,可以咨询小坚果咨询小坚果
赞(1)
网站部分内容和图片来源于网络如有侵权请联系我们删除:企业网盘坚果云的干货分享 » 商务邮件撰写六何法
分享到: 更多 (0)

评论 抢沙发

评论前必须登录!

 

坚果云 便捷、安全的网盘产品

免费试用下载客户端