坚果云云盘提高工作效率,避免80%的无效工作

常有朋友抱怨,每次提交的方案都是V1.0版、V2.0版、V打死不改版……到V正无穷版,中间还经常要推翻从来,最后的结果与之前接收的目标已经完全不一样了。

记得有个段子(源于现实):

什么事情最让人痛苦?——上班;

什么事情比上班痛苦?——加班;

什么事情比加班痛苦?——天天加班;

什么事情比天天加班痛苦?——天天白加班。

世界上最痛苦的事情莫过于做了无效的工作,浪费了个人的精力,还不能得到企业的认可。

1、无效工作的陷阱


在分享如何无效工作的陷阱之前,先分享一个高效的工作流程:戴明环(PDCA循环)。源自于质量管理,但应用于工作管理和团队协作,也是非常有效果的。

1.1 PDCA循环

它是单词Plan、Do、Check和Action的首字母缩写。分别代表计划、执行、检查、处理。

P (Plan) 计划:方针和目标的确定,以及整体规划的制定;

D (Do) 执行:根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局并执行;

C (Check) 检查:总结执行计划的结果,分清执行中的过与得,明确效果,找出问题;

A (Adjust)处理:对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决。

PDCA循环是非常强调目标、执行和反馈的,其核心理论是:

  1. 目标导向:大环套小环、小环保大环、推动大循环;
  2. 反馈机制:不断积累总结、不断提高。

1.2 无效工作的原因

回到我们之前的问题,为什么很多人做了无效的工作。从PDCA循环中,我们可以看到,无效工作的主要原因是:

  1. 目标不明确;
  2. 信息传递的丢失;
  3. 无反馈或反馈不及时。

 

2、避免无效工作


技巧1:明确目标

在收到上司的安排时,不是立刻执行,而是对目标进行分析、检查和确定,争取目标满足SMART原则。

 

  • 必须是具体的(Specific)
  • 必须是可以衡量的(Measurable)
  • 必须是可以达到的(Attainable)
  • 要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)
  • 必须具有明确的截止期限(Time-based)

 

技巧2:“写下来”

口头沟通有很多的好处,快捷,能够富有情感,不像文字那么苍白无力。但是却非常容易信息丢失。

根据沟通管理所得,在沟通中80%的信息会丢失,所以你可能因为沟通的失误,将做80%无用功。而“写下来”在信息传递中只有40%的丢失。

虽然“写下来”优于“口头表达”,但是仍旧有信息的丢失,所以我们更需要反馈机制。

 

技巧3:实时反馈

正如孔子所言“吾日三省吾身”,在进行项目的执行中,时刻的反馈是必不可少的。

坚果云可以实时文件同步,文件操作及时通知。坚果云提供了文件更新后气泡提醒、更新列表功能。

当你完成相应的方案时,保存文件后,坚果云都会通过“气泡提醒”和“最近更新”反馈给共享文件夹的拥有者,拥有者可以通过查看“最近更新”来了解你的工作内容和进度,并进行相关的建议和调整。

 

总结

  1. 无效工作的主要原因是目标不明确、信息传递的丢失、无反馈或不及时;
  2. 使用SMART法则来明确目标;
  3. “写下来”比“口头传达”的信息丢失低;
  4. 坚果云协同办公,支持随时反馈。

 

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