坚果云干货|如何提高办公效率?

过了3,4月高校春招季,多数应届生们都已经顺利拿到了心仪企业的Offer,迈入了新的阶段。对初入职场的新人们来说,除了快速融入团队文化和了解学习目标外,还有哪些可以帮助职场新人提高工作效率,快速成长的方法?

第一份工作对整个职业生涯的影响是巨大的,如果在第一份工作时能遇到好的导师、或者养成良好的工作习惯,对头几年的成长是非常有帮助的。

在与各个年龄段的职场人深入了解与交流后,坚果云总结了几个不分行业和岗位都适用的工作建议和原则:

沉下心,做好本职工作

浮躁是职场新人的通病,职场与校园的不同,让人一时间有太多新鲜的事情想去接触,面临的诱惑和选择也会多得多。通常情况下,常见情绪可能有以下这些:

  • 隔壁部门的妹子好正,好想撩…
  • 楼下公司的程序员好帅,好想撩…
  • 领导给的工作任务好机械,学不到东西,不想做…
  • 其他部门领导给的任务又不是我本职工作,干嘛要做…
  • 忙起来加班什么时候才是个头啊,糟心…
  • 什么!周末还要我值班!无法接受啊…

对于职场新人来说,加班值班、分配到简单机械的工作任务、帮忙分担其他同事的工作任务都是很正常的,在抱怨和浮躁之前,切记一句话:基础打牢,飞得更高。

将来有一天,你会感激这段时间那些简单粗暴、机械化的工作任务,因为有了这些技能基础,未来你才能更好的创新。

 

多接触不同部门/公司的同事、朋友

虽然我们不赞成抱着利己的目的去接近一个人,但在职场上,因为工作需要或多或少都能接触到其他部门的同事。与他们真诚交往的同时,注意留心那些同事日常的工作任务和工作目标,一方面能降低有项目需要合作时的沟通成本,另一方面也许能为将来自己转行提供契机。

举个例子:

笔者的第一份工作是互联网公司的运营岗位,工作头一年接触了很多同公司的产品、技术、营销、市场、设计部门的同事,所以接下来的几年能较轻松的理解其他部门同事的需求,合作项目的推进效率也就更高了。

 

有哪些好习惯可以帮助提高工作效率?

使用工作清单

推荐软件:奇妙清单or滴答清单

清单类应用最适用于2种场景:

工作开始前的规划+工作结束后的小结;

初入职场时,常见的情况是:工作任务太多太杂,丈二和尚摸不着头脑,长此以往加班成了家常便饭。

清单应用可以对工作任务设定截止时间和明确优先级,它们的宗旨都是帮助你把一天的工作事项列举、分级。

比如你可这么用:

  • 开始工作前,把当天所有需要做的工作列举出来(包括被分配的+自己主动做的)
  • 明确工作任务优先级
  • 在自己的「高效时段」重点完成优先级高的任务(有关「高效时段」下文会提到)
  • 一天下班前,查看完成了哪些任务,剩余哪些任务,了解自己的时间分配是否合理

巧用思维导图

推荐软件:Xmind、Mindnode

新人接到一项比较复杂的任务时,通常脑子都会一团糊,不知道从哪里开始入手。

思维导图的作用是:复杂任务拆解、列出事件的所有可能性

举个例子:

你的老板要求你调研一下坚果云同步盘的一些功能,你无从下手时,可以使用思维导图来整理思路:

思维导图类应用,也可以用它来规划你的生活,比如旅行计划、瘦身计划等:

用Excel帮助合理分配工作时间

这个小技巧可以帮助你很好地找到自己的「高效时段」,之后就可以把最重要的工作任务放到「高效时段」来完成。

那么,如何操作呢?

首先建一个excel表格,分为以下几个sheet项目【每天工作事项】、【时间段划分】、【项目细分】

每日总任务表:

把每天的具体工作列出来,完成一项勾选一项,表格效果大概是下面这个样子:

时间段细分:

具体到每个小时你都在做什么,这样有利于清晰地发现哪些时间你是浪费了的,坚持统计一周后,你可以方便地找出自己的「高效时段」,也就是上文提到过的,把最重要的任务放到这个时间段来完成,会事半功倍,表格效果大概是下面这个样子:

项目细分:

如果一项工作任务过于复杂,在巨大的压力下,你可能会完全丧失完成它的动力,项目细分是指把复杂的工作任务拆分成简单、可执行的小任务,也可以把小任务分配给其他同事请求他们的协助,找到切入复杂项目的突破口:

 

也有很多手机上的App软件支持此种统计功能,也可以在手机上使用此类App统计自己的工作时间分配。

高效的工作方法有很多,但对于初入职场的人来说,扎实业务基础,保持良好的工作心态,养成良好的工作习惯,一定会受益一生。最后,不要忘记把你的宝贵资料都备份到坚果云里哦。

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