坚果云教你PDCA原则

坚果云今天再次给大家讲讲软件操作以外的,能尝试按受用的工作技巧。

《 让自己快速进化的PDCA 》这本书中提到,因为某种原因,人们制定了工作、生活计划,但是我们却会因为这样那样的原因没有办法如期完成计划,尽管这个过程我们也是全力以赴,那问题出在哪里?要怎么解决?这里想给大家介绍一下PDCA原则

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PDCA原则简单来说就分为四点:

  • 计划 — Plan
  • 执行 — Do
  • 检查 — Check
  • 行动(纠正调整) – Act(Adjust)

 

很简单吧,计划制定是第一步,当我们用心执行完之后,还需要将执行结果和计划预期做比对分析,看看问题在什么地方,哪里需要调整,什么地方需要改进,帮助下一次计划制定和执行做的更好!

 

一、P – Plan – 计划

这个方法的第一步就是制定一个计划。

大部分人制定计划都是罗列待办事项,让自己知道今天要做哪些事,然后根据待办事项去执行,没做完一件事情就画一条删除线,等一天过完的时候,事情都做完了,成就感也满满的爆棚。

当然,以上是最理想的状态。

为什么我的计划总是完成不了?原因在于制定计划阶段,大家忽略了一个非常关键的因素 — 取舍。

这和断舍离是差不多的意思,因为心理上总是认为这件事情我应该要做,可能需要做,太高估自己的行动力了,甚至计划表详细到以分为单位,还不带延迟时间。但是人嘛,总是会有情绪和拖延的,如果任务太多,机制罢工,又没有设置延迟缓冲,可以说一整天的计划都要泡汤了。这里大家可以分两个步骤调整:

1、断舍离。在你的待办事项中标注出必须要完成的事情,以及不需要去做的事情。

2、必须要完成的事情,根据重要性和紧急情况分类。

 

二、D – Do – 执行

根据GTD法则,执行步骤可以看成是即使行动记录。你需要记录事实情况而不是自己的主观想法。

怎么说呢,比如上午十点,你的任务是把策划方案写出来,这件事情很重要,虽然截止日期还有好几天,但这个方案非常重要,需要花费大力气去做。可是领导突然过来,让你帮忙写一份PPT,下午就要用。

如果是按照理智的主管常态,我们应该拒绝领导的要求,或者这件事情缓缓再做,继续当前的方案策划。但事实情况往往不是这样。

一旦有突发情况发生,我们会率先处理那些紧急却不一样重要的事情,虽然那些“重要但不紧急”的事情才是我们理论上应该先做的,因为它可以使我们成长,对公司有利。

这样的情况经常会发生,我们能做的就是按照事实记录下执行步骤。

 

三 、 C – Check – 检查

根据执行的结果,写下和预期计划的差距,不管是顺利的成功,还是遇到了困难,都要实实在在的记录下来,并且用事实作分析。

这是非常重要的一步,你只有直到自己为什么出现问题,以及下一步如何改进,才可以做的更好。

比方说,我早上起床时间是5点,上班时间是8点,这中间有3个小时,我计划自己看书 1 小时,写作 1 小时,运动 1 小时。

这看起来美美的,但是第一次执行就失败,因为早上运动,对我来说就困难。

早上起床,虽有精力,但是运动消耗太大,而且运动完还需要洗澡洗头太麻烦了,所以早上安排运动就不合适。那我就把早上时间调整成看书和写作,是先写作还是先看书?这个顺序我也有测试。

刚开始我先看书,但是觉得看书就没必要从床上爬起来,坐在床上看书,就睡着了!后面的写作时间也耽误了。于是我就调整为先写作再看书,这样时间一到点我必须从床上爬起来,但是时间太早,脑子还不清醒,没办法调动。

所以啊所以,最终我的计划调整为4:50起床,立马跳下床去书桌上,坐着看书,边看边写笔记,然后再去写作。这个方法挺适合我的,一直用到现在。

 

四、A – Act -行动

针对上一步提出的检查结果,观察、思考、记录自己的行动和改善方案。最后,也是最重要的一点,就是执行。

 

 

通过PDCA帮助你在所有的事情上都能获得良好的效率和成果,而让文件备份这样的小事都交给坚果云来做吧。

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