坚果云的巨变:今天,我在「云端」办公8小时

随机「漫步」云端 

自从坚果云推出Windows 4.0+版本之后,就有了云桥模式。我也开始慢慢减少把云端的文件同步到电脑本地,云桥模式下电脑本地可以很快速地找到云端的文件,增加了一个下载并同步的操作,其他的跟保存在本地没有多大的区别。

即使有了云桥模式,我也会把这3个重要的文件夹「00 Inbox」、「01 在建工程项目」、「坚果云上的办公桌」同步到我的电脑本地。比如:在建工程项目的施工图纸文件有时候很大,保存在本地编辑,不用受制于网络速度。对于常用而且重要的文件,我还是倾向于同步到本地。

今天,突然想感受一下漫步在云端办公是怎样的体验,于是我取消了台式电脑Windows系统的客户端和MacBook笔记本macOS系统的客户端所有已同步到本地的文件夹,然后开始尝试在云端办公。

 

「极致」的办公模式

打开电脑浏览器(建议使用 Google Chrome 浏览器),登录jianguoyun.com,开启了云端的办公模式。

「云端」最突出的一个特点就是专注。没有比无干扰更能让人快速进入专注状态,或者说进入“心流”工作状态。进入「云端」,让浏览器满铺整个电脑操作界面,一下子从众多的繁杂工作和各种社交软件中跳出来,等同于手机的飞行模式,不受外界的干扰,只专注于当前的工作。

Office365集成在坚果云,支持「云端」直接在线预览Office文件(Word、Excel、PPT等)。如果需要查看你的文件,直接就可以通过「云端」查看,不用在电脑本地查找,两者之间的无缝对接,满足了日常「云端」的办公需求。 在「云端」你也可以直接添加「新建文件夹」「Word文档」「Excel表格」「PPT演示文稿」「文本文档」,不用在电脑本地新建。添加之后,可以随意编辑保存这些文件。

在「云端」也不用担心硬件损坏或者断电引起的文件丢失。通过安装坚果云客户端就可以直接将「云端」的文件下载到电脑本地进行编辑,一退出即时上传。

 

「番茄土豆」的专注模式

工作时我会拆分两个清单:一是待办清单(子弹笔记法),二是番茄清单。

番茄清单采用的是「25+5分钟」的工作方式,即25分钟专注工作加5分钟休息。25分钟内不受外在因素影响,尽可能在这25分钟内持续处理同一件事情,容易进入“心流”状态,快速开启专注模式,提高办公效率。另外的5分钟也非常重要,5分钟的休息时间可以帮我从专注和发散模式之间切换,很容易触发一些独特的灵感。30分钟为一个节拍,形成工作的节奏感。一开始可能会不适应,但渐渐会发觉,采用番茄工作法能让你清晰感知时间的存在,就像在「云端」办公一样,慢慢的就会习惯漫步「云端」的感觉。

 

「我的坚果云」工作流

进入专注模式之后,突然意识到一个重要的问题:我的文件系统只是固定的结构,看起来非常系统化规范化的管理,但它却无法流动起来。在坚果云体系中,它的根目录会包含两种类型的文件夹:一是他人共享的文件夹,比如「坚果云上的办公桌」;二是默认生成的文件夹,比如「我的坚果云」「坚果云相册」。

「我的坚果云」是一个永远自动同步的文件夹,它不可以共享、不可以删除、不可以添加书签、不可以任意移动,如果文件放在这个文件夹里,可以非常好的保护个人隐私。坚果云生态圈里「坚果云扫描」「书签」「邮件抽屉」的文件都会被收藏在这个文件夹里。

「我的坚果云」属于根目录的文件夹,是不可移动的,但根目录下二级文件夹是可以移动到其他任意的文件夹。这种文件管理系统的设计模式,让文件的流动更显得灵性。于是我把「我的坚果云」文件夹作为「Inbox收集箱」,所有「不知道如何处理」「即将处理」「下一步处理」等等文件都扔进「我的坚果云」。

跟保存在电脑本地的文件夹默认顺序不同,在云端「我的坚果云」的位置永远是最顶端,排在第一位,这也符合GTD管理的收集理念。有效的管理文件从收集开始,从「我的坚果云」开始。

同时, 「我的坚果云」增加内容很简单,有两种方式:一是单击「上传」,选择上传「文件」或者「文件夹」。二是拖拽上传,选择文件,左键单击按住不放,拖到「我的坚果云」文件夹就可以上传。上传完文件之后可以通过「文件名」

「修改时间」「大小」两种排序方式查看刚刚上传的文件。

 

「所见即所得」的文件结构 

「我的坚果云」成为「Inbox收集箱」之后,我开始从「时间」和「内容」的维度对现有的文件结构进行调整。时间维度包括现在、将来、过去;内容维度分为工作、生活、学习。

把工作、生活、学习3个方面的内容,都分别纳入到时间维度里面。按照时间的顺序让整个文件管理体系自动循环,跟「我的坚果云」形成workflow。如同跟时间成为朋友,避免过分的分类导致文件被拆分,或者浪费大量时间去划分文件的属性。

调整文件管理结构时,对于根目录的文件夹,要慎重移动。因为在移动之后,「回收站」和「操作历史」的文件就会全部失效,包括之前编辑文件的历史版本,也无法通过「操作时间」来定位恢复文件。各个坚果云客户端批量移动文件会需要经历删除和增加的操作步骤,上传过程中会占用大量的时间,而在云端调整各种文件结构分类,就显得非常简单。「所见即所得」是在云端最大的文件分类体验。

 

云端的「无感」搜索 

「搜索 Everything」是我用过最好用的搜索软件,但它需要下载安装,每次打开软件要扫描加载,而且只能搜索电脑本地的文件。为了方便使用,我会设置「Alt+1」为显示窗口的快捷键,调用快捷方式直接进入搜索界面。

安装、打开、扫描加载、快捷键等一系列操作设置完之后,输入关键词搜索速度快,可以在1秒内搜索你整个电脑的所有与之相关的文件,而且不限定任何格式。同时,它也诞生一个新的问题,非常多无效的文件也被搜索出来,这样就增加了使用的负担和降低办公的效率。

选择太多,影响专注。想高效率的办公,就要避免无关的干扰因素。在坚果云的「云端」搜索文件,反而显得更加专注,更加快速。「云端」的搜索可以根据自己的需求选择「所有文件」「当前所在文件夹」两种模式,还有一种特殊的搜索就是更改「默认」为「包括已删除的文件」,就可以搜索已经删除的文件,这个是「搜索 Everything」无法提供的。

在「云端」查找文件,可以真正感受到坚果云搜索的「无感」。我觉得搜索它本应该是这么快速和流畅的,各个客户端搜索文件时,还会受配置的影响,电脑硬件配置稍微差一点的话,就很难体验到坚果云的「无感」搜索。、

 

「自由」在云端的办公体系 

据艾瑞数据统计,国内SaaS市场每年都在呈现增长的趋势,打破软硬件限制「云端」办公在未来将会成为新型的高效办公方式。

之前办公我是Windows电脑客户端为中心,编辑文件,处理完之后关闭,然后等待上传,再从云端辐射到各个客户端。现在「云端」的办公模式就是以云端为中心,辐射到坚果云各个客户端。这两者之间,多了一个环节。如果在这中间省略一个步骤,既可以节约提高办公效率又可以减少因软硬件受限产生的各种问题。

《自由在高处》一书中给我最大的感受就是懂得如何超越逆境,学会自由与自救,而「云端」办公也给我同样的感受。它可以不受软硬件限制的自由工作,让我学会从传统办公中挣脱,接受高效办公是一种工作自救。

我想,「云端」大概就是传统办公的“高处”。

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