坚果课堂回顾:团队协作项目管理&SOP打造顶尖执行力

【摘要】: 已经非常努力高效的利用时间了,可为什么事情还是做不完?to do list产生的速度,超过能处理完成事情的速度?

作为知识密集型行业的代表人群,律师行业始终在探索如何高效利用时间,在有限的时间内创造出更多价值。在律师行业效率变革的驱动下,秉承效率至上的云盘服务提供商坚果云,一直致力于助力律师行业找到高效工作方式。在6月12日晚上19:30分,坚果云网盘自发举办了一场针对律师行业的任务管理及SOP线上培训,本次培训由坚果云律师行业的技术支持顾问孟颖主讲,详细阐述了多数律所存在的痛点以及解决办法,吸引了数百家律师的关注,并获得了一致好评!

如何提高律师的工作效率?律师个人效能和团队创收的瓶颈期如何突破?如何实现律所的标准流程化管理?

 

【第一步】:添加一个过滤器,你需要对所有事情进行分类和过滤

史蒂芬·柯维的《高效人士的七个习惯》是一本非常有名气的书,全世界销售逾2,000万册,雄踞《纽约时报》畅销书榜长达5年之久,而这本书的核心内容之一就是提出了“四象限法则”把所有要做的事情都分为了四个象限:重要且紧急,不重要不紧急,重要不紧急,以及紧急不重要。

我们认为事情不用搞这么复杂,有两个象限可以先不考虑,那就是“紧急且重要”和“不紧急且不重要”,因为就算不进行任何的任务管理的思考和分类,所有人也都知道如何处理,所以根本这不是律师们的关注点,所以我们要做的就是寻找“重要不紧急”以及“紧急不重要”的平衡。

很多律师团队总是说要去做市场!要打品牌!要创建自己的团队知识库!要去建立自己的优势法律产品!但好几年之后,事情还是一推再推,天天忙于应付个别客户、个别案件中这些琐碎的事情,然后自己发现,天天忙碌那些紧急但不重要”的事情,做市场大品牌的事情这类的“重要不紧急”事情却一直都没有开始;其实因为在律师团队中的职级分层,同一件事情多不同的人重要度也不一样。有些事情对于合伙人或者leader不重要,不一定意味着对律师来说不重要。每个人的工作重心和方向都是不一样的,你应该把那些不该你做的事情,委托给那些需要做这件事情的人,把属于你的工作中心的事情(比如做品牌),当作重要的事情,甚至提高优先级,变成重要且紧急的事情。

那怎么做才能一步步地踏实做完这些事情?方法也很简单,就是要对这个事情进行细化,并且设定时间的计划;比方说,我要打造我们律师团队的市场品牌,做好市场口碑,这个事情很重要,但是怎么开始做呢?如果你不去细化这个问题,你永远不会开始做,那怎么细化呢?

想一下这个事情,最简单的第一步是什么?

  1. 现在自媒体的受众群体最多,那我可以建一个公众号写一些文章;
  2. 做完讲座后让客户都扫码关注,增加粉丝和阅读量;

当你把一个任务分解了之后,这也是一个小目标,你就可以逼着自己去完成这些任务,这样子你就会发现,你的事情一直在推进!

现在我们知道了要把紧急不重要的事情委托给他人,重要不紧急的事情分解任务,制定计划,按部就班的推进,那怎么完成这个事呢?我只是拿口头去说任务?拿大脑记这些时间么?少的还好,如果事情多了,难免会混乱,这样就会不太现实,那怎么办呢?

 

【第二步】:你需要一个团队清单!

很多人都用过个人清单,但应该很少人用过团队清单,但是个人清单不等于团队清单。为什么我们需要一个团队清单,因为个人清单里面记得是你个人的事情。

既然事情要委托出去,如果对方是个人清单,你怎么能知道别人做了没有,做到哪了,什么时候能做完,这就变成一个大问题!所以,我们要尝试着用团队清单。

坚果云在6月发布了一个新的版本,该版本中加入了团队清单功能,把一个大任务分解为不同的阶段,又在阶段中加入可执行的小任务,可以把某个任务交给某个律师,设定完成的时间期限;

负责人创建项目,并进行分解及委托

当leader在坚果云上委托任务之后,律师的电脑上就会出现一个任务清单,也就是ToDo List,里面标明了什么时间之前要完成什么事情。做完之后,直接在任务前打勾,并且可以记录工时;

律师接收任务,任务打勾代表已完成

leader的电脑上即可看到任务已完成,如果所有的任务都已经完成了,可以直接在这里,导出工作时间;既可以作为给客户的工作报告清单,又可以做内部评估留底;


可导出报告,记录工时

我们现在知道了,要把紧急不重要的事情委托出去,把重要不紧急的事情细化,拆分,执行,那,怎么执行?执行到什么程度呢?

 

【第三部】:制定自己团队的SOP

SOP是Standard Operating Procedure,三个单词中首字母的大写 ,即标准作业程序,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作;

很多律所都想把自己的服务更加的产品化,那这些想法最终都指向了一个目标,这个目标就是SOP,就是规范化,那SOP怎么落地呢?

流程的规范化就是怎么去做这个事情的步骤,而文档的规范化是具体做的内容应该满足怎样的标准和怎样的要求,当把流程和文档都规范了之后,就会发现团队的SOP就非常好了!

坚果云的任务管理中,创建案件之前,会有多种流程模板供管理,可以根据自己律师的情况制作公司的模板,也可以使用平台和其他用户共享的模板:


坚果云的流程模板库

创建案件后,坚果云自动生成一个文件夹,里面涵盖了本案件需要的一切文档模板,此文档的模板亦可由团队负责人来创建。

坚果云创建的案件文件夹,涵有案件相关的文档模板

案件创建完毕后,坚果云会在参与本案件律师的电脑上推送相关的文件夹,办案律师可在电脑本地打开编辑某个文件,也可通过任务中的附件,直接打开编辑,编辑完成后,点击保存关闭,其他律师的电脑上便会同步最新的文档;无需传输,无需做多余的动作,一切就这么完成。


可在任务中直接打开所需文档

做好了流程和文档的SOP, 当一个律师接到任务后,无论他之前怎么做案子的,他拿到这份SOP之后都会按照相同的步骤和相同的要求来做;

而目前能实现既有任务又有文档的SOP,并且能把两者之间能做到如此的互联互通的,国内仅有坚果云一家;

总的来说,需要做到任务管理,需要做到三个步骤:

  1. 添加一个过滤器,把所有要做的事情进行过滤;
  2. 需要一个团队清单,把所有的事情记录下来

制定自己的标准化流程,让每个案件不管是哪个律师来做,都可以按照相同的步骤,相同的质量,相同的水平,把他做好;

期待各位可以学以致用,把今天学到的操作流程实践起来,制作一套属于自己团队的SOP,一劳永逸。也很期待各位能与我们分享制作心得与成果。

In the end,说说为什么要花时间学这些?

每个时代都悄悄犒赏会学习的人。能在大浪淘沙中逆流而上的人,并非有多聪明、多勤奋,而是,而是我们比他们更乐意接受新的工具和方法;不管是几千年前的镰刀锄头,还是现在的坚果云。

如果有想要进一步了解怎样使用坚果云提高工作效率的律师朋友,欢迎打开微信扫一扫下面二维码:

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