如何保障邮件存档的信息安全?

如果你只有一两个小文档需要发送,邮件附件是一种切实可行的选择。不过遗憾的是,电子邮件不提供任何文件更新功能——每次你想要共享新的修改内容时,都必须重新将文件发送给所有团队成员。

加之如果不小心将附件发送到错误的电子邮件地址(甚至是错误的邮件列表),对文件安全的影响是毁灭性的。

 

邮件附件是如何被发送的?

简单邮件传输协议 (SMTP) 是在电子邮件发送中使用的核心技术之一,将文件附加到电子邮件中时,文件数据通常按文本块形式进行编码(而不是加密)。这样做的目的只是为了让文件能通过 SMTP 标准发送,并没有提供任何安全保障。

因此,你无法控制邮件接收者对文件的处理方式。如果他们通过未加密的连接获取文件,任何监听相应网络流量的人都能看到文件内容。或者,如果有恶意用户获得了邮件服务器的访问权限,他们将能下载你的所有文档。由于文件未经加密,这会导致他们能够访问你的所有敏感数据。

 

邮件安全隐患如何产生?

  • 即使你的电子邮件服务提供商(如网易、Google等)使用 SSL/TLS 加密网络流量,你也无法控制邮件接收者是否也这样做了;
  • 文件附件以未加密的格式存储;
  • 文件附件版本/内容上传错误;
  • 邮件收件人填写错误;
  • 公司往来商务邮件未通过防火墙保护;

 

邮件信息安全如何保障?

邮箱加密

  • 开启谷歌二次验证

使用Gmail邮件服务的用户,可开启手机二次验证,登录邮箱时需要输入手机验证码,保障邮箱密码安全,查看如何开启(←需翻墙查看)

  • 开启网易邮箱加密

使用网易旗下邮件服务的用户,可对发送的邮件进行加密保护,收件方需要密码才能读取邮件正文和附件,查看如何开启

  • Outlook客户端加密

使用Outlook客户端进行邮件收发时,也可对发送邮件进行加密保护,收件方需要密码才能读取邮件正文和附件,查看如何开启

 

邮件附件加密

  • office文档加密

工作邮件中,附件格式多为office文档,我们可以对文件附件本身进行加密操作,以Excel文件为例:

菜单栏【文件】→【信息】→【保护工作簿】→设置密码并加密:

其他人打开该文件时需要密码才能打开:

  • 压缩包文件加密

希望对图片、视频等不太好直接加密的文件时,可以先进行压缩操作,对压缩包.zip文件进行加密:

压缩文件→【设置密码】→需要密码才能打开压缩包

使用坚果云链接代替附件发送

简单注册坚果云后,可以通过URL链接等方式代替邮件附件与其他同事、朋友共享文件

  • 通过加密链接共享附件

右键点击已同步至坚果云的文件,【获取访问链接】→【权限设置】中设置密码、过期时间等安全属性后复制URL链接,粘贴在邮件正文中发送

*权限设置中,可指定用户查看文件,除此用户外,其他人无法对文件进行预览、下载操作。

  • 与同事共享整个文件夹

安装坚果云电脑客户端,选中本地任意文件夹→【邀请他人同步】→输入共享者的邮箱/坚果云账号→成功邀请同步,共享文件夹中的文件发生更新时,其他人的副本会自动更新:

  • 撤回误发送的附件

当选择使用坚果云链接作为附件的发送方式时,能有效避免邮件误发送可能带来的严重后果。

1)撤销分享链接

登录坚果云网页版,找到已分享的文件,撤销分享即可;

2)移动文件位置

当同步文件已通过URL链接共享时,将文件移动到不同的母文件夹目录下,分享链接自动失效;

3)重新设置文件权限

可重新设置共享文件权限为“指定用户查看”,其他人再打开共享链接时会提示权限不足无法查看文件。

 

  • 轻松共享大附件

大部分邮件服务器都不允许使用超过 25MB 的附件,还有一些服务器则会对单个帐户可发送的总数据容量施加限制。

  • 通过坚果云链接发送文件附件对文件大小无限制
  • 同步时,坚果云只同步文件修改过的部分,意味着它比邮件更高效
  • 共享链接中的文件发生修改时,链接地址不变,意味着无论收件者何时打开邮件,他得到的都是文件的最新版本

电子邮件或许能满足小团队的需要,但对于邮件安全更高要求的个人和团队来说,选择专业的第三方服务作为共享方式无疑更加安全有保障。

坚果云使用 SSL/TLS 加密网络流量、文档使用 256 位 AES 加密技术存储、将文件作为加密数据块进行存储,这意味着即使是在无人访问时你的数据也有安全保障,上手简单,比邮件附件更高效安全。

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