管理者必备:如何解决“沟通漏斗”导致的团队协同效率低下

一个人通常只能说出心中所想的80%,但对方听到的最多只能是60%,听懂的却只有40%,结果执行时就只有20%了。你心中的想法也许很完美,但下属执行起来却差之千里,这是由"沟通的漏斗"造成的,因此任何管理者必须采取适当的方法,去克服这一"漏斗"现象。

其中,管理者以自我为中心、不了解对方、制定标准不统一、工作安排不清晰;团队成员的理解能力、层次差别和思维习惯,行动力的不同被认为是导致沟通障碍的主要原因。

 

针对必然的沟通漏斗问题,结合工作情况可以通过改善工作流程改善:

  • 明确项目共同的目标,并做整体流程规划,分工到个人。个人的工作经验是遇到一个群体性任务,单独私发成员完成比群组发大家完成效率要高,因为大多数人的思维逻辑是:群里的事情是大家的事情——大家的事情就不是我的事情。

 

  • 建立沟通-反馈机制。对于未按期按质完成任务的的成员,需要进行适当提醒,或私下沟通问题出在哪里,达到督促有拖延的部门努力工作,赶上进度;成员在接收信息有不充分和疑问时及时反馈问题,避免“你不会做,我还在等”的时间消耗”

 

  • 会议制度:定期反馈和发现不足。将目标拆分到个人后,定期召开会议,成员就各自负责的部分向大家汇报,进展如何;问题或障碍在哪;解决的方法或建议是什么;下一步工作重点是什么;完成的期限又是什么等等。最好是可以定期跟进可视化数据,并实时保存过程记录,根据数据判断目标完成进度。

 

同时,不仅是语言上的沟通很重要,文件上的沟通同样重要。团队文件复杂,如果没有一个有效的工具,成员之间传递文件也会出现“沟通漏斗”,自己想要的和对方听到的可能不是一个文件。

坚果云的多人协同文件夹可以解决这个问题,通过设立多人协同文件夹,团队文件放在文件夹内,所有成员都可以看到这份文件夹,想要的文件可以自己拿。同时文件夹会同步最新文件到每一位成员电脑中,不用再对版本进行反复沟通。

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