高频度的同步文件交换 如何才能提高办公协同效率

不同企业、行业内部有自己独特的办公环境和对岗位要求,但对于工作效率和企业利润的高追求都是相同的。坚果云因其简单易用的特性,为各行各业超过万家企业稳定提供着文件同步、备份和共享服务,让文件管理为团队创造更大价值。

 

今天的行业案例主人公是

上海当代艺术博物馆位于上海市黄浦区黄浦江畔,前身为2010年上海世博会城市未来馆,拥有12个展厅,也是目前上海双年展主场馆。

上海双年展创立于1996年,是中国大陆第一个国际当代艺术双年展。20年来,它高度秉持学术性和创新性的宗旨,以开放的观察视野,关注全球化语境中的文化流变和创新方向,是国际间重要的艺术交流与展示平台。

以“何不再问”为主题的第11届上海双年展于上海当代艺术博物馆展出,共有来自40个国家的92位/组艺术家参展,而忙碌的策展季和大量的准备工作,也是上海当代艺术博物馆PSA媒体团队了解并开始使用坚果云的契机。

 

策展人的一天

PSA媒体团队负责上海当代艺术博物馆包括前后期的策展准备、媒体联系等工作,他们的工作职责是保障每一场展览演出都能顺利推进。

小L是上海当代艺术博物馆PSA媒体团队中的一员,从9月开始准备双年展以来,每天都很忙碌:

10am-12am:邮件处理、回复合作商

1pm-2pm:团队内部会议

2pm-7pm:媒体报道收集分析,稿件攥写、展览资料分享

……

小L所在的团队需要频繁的和各个媒体平台、公关团队打交道,将展览演出的宣传视频、图片和文字资料分享给各家媒体成了每天必须完成的工作。

作为一家大型博物馆,我们每年有约十二个展览,每个展览都有大量的图文媒体资料需要分享给媒体。最早我们使用单个邮件分别发送,费时费力;后来也分别用过国内其他网盘,但是都因为不稳定、倒闭、易被锁定等各种原因放弃了。

高频度的文件交换,迫使团队必须找到一种方法来解决低效分享的问题。经同行推荐,他们找到了坚果云。

 

编辑部的烦恼

我觉得这是同行都遇到的问题:新闻资料在最终确认之前,总会精雕细琢进行不断修改,各个同事有可能会对同一个文件进行修改,那么最终所有修改的更新与合并就很重要。

对于经常和word打交道的人士来说,word的文档版本管理着实是个令人头疼的问题。

有些人使用Track Change 功能或Comment 功能的组合达到快速识别文本变更的目的,但大多数人还是选择每次保存成一个新的版本号。当版本较多时,不同版本间的反复比较确认反而拖垮了编辑文案部门的效率。

上海当代艺术博物馆的PSA媒体团队在内部沟通协作时有效利用了坚果云的文档同步功能:

  • 保留文档最新版本

PSA团队建立了一个名为“媒体稿件”的共享文件夹,编辑同事们在其中进行实时编辑,因坚果云能自动同步文档,所以每次更改后都只保留最新的文档版本,其他同事再修改时就能避免版本出错;

  • 历史版本对比

发给这家媒体,用前一个版本好?还是后一个版本好?两个版本改动了哪些地方?坚果云的历史版本高亮对比功能帮助团队快速做出决策,挑选出最适合特定媒体平台的内容进行发布;

“我们现在不管是给内部同事还是给外部媒体分享资料,都用坚果云链接,而不是拖着附件小尾巴的邮件。PSA媒体部内部也是每人一个坚果云账号,用来上传、共享、协同修改资料,让工作不再限于一个地点、一台电脑,随时随地都可以操作更新。”

 

选择坚果云的理由

作为中国内地第一座公立的当代艺术博物馆,他们选择坚果云的理由是?

一个是朋友推荐,二个是我们在试用的时候发现坚果云逻辑清楚、需求细分的很明确,感觉是个很智能、使用体验不错的网盘,而且听说盈利模式合理所以不太会倒闭哈哈哈哈:)

 

我们欣赏到的优质展览演出的幕后,是PSA媒体团队科学的文件管理、细致的团队分工以及高效的媒体协作的共同作用。

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