10年不过时的工程资料管理体系,你可能用得到

1.有一个正确的工程项目名称 

有一个很有趣的现象,同一个工程项目会有各式各样的名称,有时候都不知道以哪个为准。

例如:建设单位编制的招标文件、造价咨询单位的施工图预算、设计单位编制的施工图纸、施工单位的施工合同和投标文件等等,工程项目名称多少都会存在差异,我们一般以已签订的施工合同名称作为本工程项目的名称。

曾遇到过这样的情况,工程名称和施工合同对不上,造成工程进度款申请被退回,开具的增值税专用发票作废等。之后,所有编制的工程质量资料、技术资料和安全资料都是以这个名称为准。

 

2.有效的命名

工程项目资料非常混乱,各种按照个人习惯的命名方式是常有的事情,工程资料放在电脑里面,除了自己能找得到,没有人知道文件是放在哪里。

这都是文件管理的通病,要想快速找到自己想要的文件也不是一件复杂的事情,就是形成系统化的管理,就不会因为文件的混乱而降低办公效率。文件内容和命名统一,适用所有文件类型,例如下列文件:

· Word文档

· Excel表格

· PPT演示文稿

· CAD图纸文件

· QDY造价文件

· JPG图片

· PSD图形文件

· 新建文件夹

除了以上这些格式的文件,其他都按照同样内外统一命名的方式处理。

 

 3.二级分类系统 

资料分类原则:尽可能少分 

在过去管理过78个工程项目,我比较坚持的一个原则就是尽量少分类。所有文件不需要过多的分类,保持一个比较容易找到的方式即可。

按照常规的方式,通过鼠标点击,从D盘、E盘、F盘一个个找,点来点去,耗费大量时间,最后找不来可能不是自己想要的资料。

在工程项目施工过程中,会产生大量的现场资料如:图片、录音、视频、纸质资料、实物样板等,除了图片、录音、视频本身就是电子存储形式之外,纸质版资料要扫描归档、实物样板要拍照存底,大都资料需要二次加工才能保存到电脑里面归档,面对大量的工程资料,一个合理的规划存档方法显得更加重要。不要等紧急调用的时候,找来找去都找不到。

 

 找文件的规则:搜索 

搜索会改变我们的调用文件的习惯。尽量多用搜索,不仅节约时间成本提高办公效率,而且它能够精准的找到我们想要的资料。

搜索可以打破时间的限制。正常情况下,大脑不可能记住大量事实性的数据,那么一个好的归档方式可以帮助我们哪些?例如,找一下5年前的工程项目资料,只要在坚果云搜索框直接输入关键词就可以,不必打开该项目的文件夹,一个个点击里面的文件夹,再找到这个文件。

在设置-常规-启动搜索快捷键,设置Alt+J为打开搜索框的快捷键。Alt键里距离j字母非常近,可以一个手直接调用快捷键,j是坚果云的“坚”的首字母,这样容易记住也不用担心跟其他软件快捷键混淆。

 

4.文件系统的主动迭代  

要改变过去文件管理混乱的的习惯,实现从0到1是最困难的,当跨越了这个初始阶段,就显得容易多了。把文件管理形成主动循环迭代的系统,而不是一个被动随意存放的体系。文件管理从一开始就要搭建好框架,所有项目按照框架分类管理,使文件管理进入良性的主动迭代,不受时间和项目数量的限制。

每个工程项目涉及深度的不同,怎么保证将来的工程项目也能够使用现在的系统?可以参考「深圳统表系统」工程资料的划分分类,它涵盖了工程项目全过程的资料。

形成一个有效的文件管理系统之后,通过两种方式可以找出文件。一是快速找到该项目的文件夹,一个个快速点击查找。二是用坚果云搜索功能,输入关键词。

让每一个文件夹的管理流程化,主动迭代。纸质资料是过程,云上效率办公才是终点。

 

5.知识库的沉淀

有必要耗费这么多时间去整理和规范工程资料管理?这个问题很多人都问过,我自己也在思考,浪费这么多时间在整理这些文件,有没有什么作用呢?其实做事情不能从眼前的角度去考虑,可以把眼光放得更远,用“将来进行时”去看现在的事情。不知道将来什么时候用到这些资料,长时间的积累相当于多了一个知识库。

每个工程项目的都具有独特性,资料本身并没有多大价值,但沉淀下来的知识在未来会产生复利。随着时间推进,量的积累,不断的沉淀,到质的变化,再到形成知识体系。

 

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