值得收藏的跨部门高效办公利器!

如果你读过杰克·韦尔奇《商业的本质》,你就知道这个创造通用奇迹的领导者最关心的不是领导力与执行力,而是协同力。尤其是在万物互联的时代,连接的重要性远远大于其他生产要素与生产方式。我们都知道在公司运营中,“跨部门交流与合作”是最耗时耗力、往往成效不高的工作内容。据一项研究表明,同一部门内部的交流频次是跨部门交流频次的一千倍,由此可见跨部门协作的现状之差与难度之高。由于交流频次不同、信息传达方式也不同,跨部门协作中极易出现信息扭曲与失真,大量的误解与曲解严重影响了工作效率与质量。

记得曾经做过的一个咨询服务项目,客户企业各个部门都非常忙碌,但是整个公司的效率很低。比如总经理办公会决议布置的工作,一季度的按时完成率还不到50%。调研访谈中,各部门负责人都在抱怨其他部门不配合自己的工作。总经理办公室是总经理办公会安排工作的督办部门,在与总经办主任讨论跨部门工作督办绩效考核指标时,那位主任对绩效考核畏之如虎,坚决不同意对督办工作及时完成率进行考核,跨部门工作效率低下成为企业的一个顽疾。

那么如何推动跨部门合作呢?

第一步,引导企业干部们改善自己的观念,这是推动“跨部门合作”的基础。企业要打破部门墙,治愈好每个人习惯待在单独、封闭“筒仓”中不出来的“深井病”,干部要树立以下“三大观念”: 1、全局观念:放下本位主义,树立聚焦客户的全局观念;2、理解支持:理解是合作共赢的前提,支持是跨部门协作的保障; 3、合作共赢:共赢是合作之因,合作是共赢之基;

第二步,随着观念的改善,逐渐让每个人都能坚持“四大黄金法则”,在推动“跨部门合作”中会起到事半功倍的效果。1、人际黄金法则:人需要被赞同2、通情达理法则:要想处理好事情,先处理好心情;3、情感账户法则:情感就是利益,今天你能取出多少,取决于昨天你存进多少;4、协同焦点法则:多说怎么做,少说为什么;

第三步,当大家形成了共同的认知基础与共通的思维习惯,就可以从以下五个方面制定与实施组织层面的行动计划,改善跨部门合作与交流的质量:1、给大家充分发表意见的机会,表明立场,梳理利益,然后求同存异,找到最大利益公约数;2、通过头脑风暴和系统思考方法,构思出多项解决问题的备选方案;3、通过确立方案筛选标准,按照民主集中制原则,选出最佳决策方案;4、决策实施过程中,建立健全业务流程的跨部门沟通与协作的接口,在明确部门与岗位职责的基础上,理清灰色地带;5、搭建跨部门沟通协作桥梁,通过建立敏捷式双向沟通机制与实时交互信息平台,确保行动计划有效落实。

而在互联网时代的今天,人的修养原则始终是第一位的,也就是用人原则中品德第一的原则,但好的工具是可以促进人与人之间协调工作的,比如跨部门协调工作中的好的软件。

中国古人早说过,工欲善其事,必先利其器,跨部门协调工作最常见的方式是文件沟通,而目前市面上最常见的都是微信和QQ等社交工具,但这些工具其实不是为工作打造的,最合适的跨部门工作利器是坚果云!

坚果云能够自动同步文件,比如我们在日常工作中,需要用到其他部门的文件,一般情况下都是找本人要文件资料,而坚果云却是不需要,直接找到文件即可,然后遇到问题再和同事进行沟通,便捷高效的处理跨部门沟通,而不是多了一道文本沟通的程序。另外坚果云的运作方式异常低调,它没有任何广告,完全在电脑上静默运行,却能够实现任意文件的自动同步。

同时坚果云还突破交流成本直接探讨文件,不需要讲究人际关系,直接通过文件目录进行工作展开,比起传统需要应付人事关系,坚果云的文件目录纯粹为工作展开,形成工作时集中工作,放松时开心沟通的场景,也有助于公司的融洽处理工作和生活的关系!

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