有什么适合小团队的协作工具?

有什么适合小团队的协作工具?主要是分配任务、任务监督等,还能有工时统计等功能。要在线版。收费、免费都行。这个问题,是小团队leader遇到管理与协作问题时的经典动作:问一下大家的意见,找到一款合适的软件来解决问题。如果是华为这样的大公司,就会去找来IBM的管理咨询顾问,进驻团队提供解决方案,而这显然不适合小团队。但是问题是,小团队各个都不一样,别人的经验可能具有很少的借鉴意义;即使觉得某个软件好用花钱购买,可能也起不到预想的作用。

Q1:你到底需要什么样的软件?

我们的产品顾问在跟进客户的时候,优先级放在第一关注的是:产品到底能不能解决客户的问题。注意我们的产品顾问都是高级销售,在每一个客户身上倾注的时间都耗时长久,所以到最后的客单价往往都非常之高。但是好几次,产品顾问在给大领导沟通进度的时候说,“拒绝了某团队要求发合同的请求”(到了这一步往往已经准备好钱买产品了),因为需求与产品功能不符,还没有给出一个能解决对方问题的使用方案。

你可能会觉得他傻,但我们一致认为这是“珍惜产品羽毛”的优质销售行为。如果客户本着“买一个产品,推给员工,就能一劳永逸解决问题”的心态购买了我们的产品,撇开顾问后期为了引导其使用而花费的精力不谈,一旦产品被认为“无用”,以后可能就不会再继续合作了。

leader给团队找这种协作软件,“自上而下”强推的工具往往用不起来。成员感受不到软件对自己的价值,会觉得是“团队买了一个软件来监督我的工作”,软件效果就大大折扣。领导觉得花了钱买软件就能一劳永逸解决问题,而其实团队花100块买软件,可能只收到了20块钱的成果,搞不好还要继续赔20块进去。在哪赔的?占用团队的工作时间操作软件。

Q2:为什么用不起来?

很多人可能在职场混久了,对工作中的【非便利性】变得无动于衷,习惯了。开会永远有人迟到,迟到了发红包,还能领红包,多好。浪费时间?反正大家都在浪费,谁在意,因此打扰到工作什么的,习惯就“好”;被突如其来的任务打断自己的日程,那有什么办法,在公司里就是这样呀。下午准点下班,不管任务做完没做完——白天被xx打断了,我也没办法,计划拖延一天吧!明天要干嘛?难说;这周的计划?这个月该完成哪些任务?——一概不知。做一天算一天,我又没闲着,每天都很努力,事情就是做不完有什么办法;

上周的那个伟大的idea不疾而终……emmmm,反正我就是提了一下,又不是由我来负责,现在也很难想起来了,算了吧。混日子,每天混日子,惰性都出来了,领导眼瞅着这帮人越来越像羊群,拿来一个软件对大家说:这个软件很好,能提高效率,做任务追踪,做日程安排,做项目总结,大家用起来。什么结果可想而知:我们的效率挺高的,任务追踪有什么用?花这么多钱还不如给大家买零食。是不是看我们不顺眼想折腾我们?消极怠工……

Q3:软件应该是一项“福利”

其实团队跟员工的利益本来是相关的,甚至团队买了一个软件对于员工来说应该是一项新型“福利”,而不是一项管理制度。利用软件来改进协作与沟通方式,最能感受到便利的就是员工。团队管理者想要借助工具改变团队,首先该改变管理思维:软件不重要,最重要的是人。

1.让员工感受到好处的软件才能用的起来;

2.光用软件还不够,还要洞察其背后的管理理念,建立自己的逻辑体系。“我们公司花钱买了个软件帮我们做时间管理”和”我们公司花钱买了个软件监督我工作”

我们ceo有一次在开会的时候曾经说过一句话,“生活也是工作的一部分 ”,立马遭到了底下人的反驳“工作只是生活的一部分”,全场哄然。好在我们团队十分扁平,老板也并不以为意,况且站在二者的角度,这两句话一点毛病都没有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分,道理是一样的:做日程规划、任务管理,总归离不开工作和生活。有些人热衷于做时间管理,却发现执行的时候,生活很难按照自己设定的轨迹前进,就是因为工作中的计划变动往往是难以预期的,你要生活,就得工作,强行把生活和工作割裂开来,根本不现实。如果公司购买的协作软件,除了能让你安排上班时间的任务,还能把自己下班时间的安排清清楚楚的协商,不仅能把你从无尽的焦虑中解脱出来,还会让你“活得像一支队伍”——所有人都知道你在什么时间在认真生活,多么重要的工作也不能打扰你的生活。你甚至可以用软件来“管理”你的领导,亲测可用:

我的健身房就在公司的附近,每天的瑜伽或者zumba课程基本安排在下午六点半左右;而我司,北京+互联网+初创团队,大家都知道意味着什么——无止尽的加班。可我从来没有耽误过一次难得的zumba课程。因为每天的运动是我第二天战斗力的保障,我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的运动时间,并且还在工作日报里不停的提醒我的领导:不要在此段时间安排工作,我必须要运动,才能保证第二天的战斗力。

2.

依赖脑力做决策,人的不稳定性

vs

软件工具的科学性

好,说了这么多,现在我们回到题主对软件在工作中的需求上面去:分配任务,任务监督,统计工时的协作类工具。

说起工作中的任务与协作,题主的诉求翻译过来就是:事事落实到人(分配任务)、事事有追踪(任务监督)、任务有反馈(包括进展、用时、遇到的问题等等)。这一个流程下来,要满足的绝对不仅仅是表面的这几个诉求。

分配的任务从哪来?从计划中来——计划可视化,可能如何实现?丰田的“看板”管理法;

任务分配好了,到了时间,相关负责人忘了怎么办?——计划自动下发到日程,用G.T.D.的方法去完成工作;

如何针对任务进展进行沟通?(比起监督,我们更倾向于沟通这个动作)——工作日报,包含今天做了什么,进展如何,遇到了什么困难,是否需要部门协作,尝试的解决方法是什么,明天的计划安排?还有,这一整天的工作,都有什么值得记录和分享收获?

这一套流程基本覆盖整个工作流程,但我们前面说了,如果这个软件的功能全部都是工作,花了钱也用不起来。要让员工在软件里规划自己的生活,感受到平衡工作和生活的益处,才是对员工有价值的软件;另外,软件还要十分简单高效:5分钟学会,5分钟做完日程管理,5分钟写完工作日志,简单就是高效。

5分钟做日程安排:工作时间,早9:00—晚5:00,生活时间,晚5:00—晚11:00,早5:00—7:00,每一个时间段都有各种性质的安排。日程是工作中需要时间管理的部分,可用的时间管理理念:G.T.D.,番茄工作法,重要紧急四象限,思维导图。这些理论被反复验证在时间管理中有效,有一大批追随者,如果能用在工作中,对时间管理爱好者来说是手到擒来的事。

举个例子,我一般这样安排日程:

我的重要紧急四象限(可以自定义名称)两个与工作有关,两个与生活有关,一个学习提升,一个生活琐事;

把所有工作的安排区分紧急和不紧急,分别填上,把生活上要看的书和逛超市要买的东西也写上;

然后切换到时间视图(G.T.D列表式)拖拽划分时间段,查看空白时间有没有什么遗漏的事情补上,

因为默认新建任务是重要不紧急象限的任务,就再回到象限视图划分象限。

这一流程看起来复杂,其实做起来从来不会超过5分钟,因为工作上的任务前一天的工作日报里都思考过,再加上计划自动下发;生活上的学习内容一般都是一段时间内的重复性任务,包含“吃维生素”这样易忘琐碎的小事。在工作的时候会用到的番茄工作法和思维导图也都集成在应用里,省去了到处找工具的时间,也能很好的记录工时、保存成果。

5分钟写完工作日报:看到工作日报,第一反应是那种鸡肋一样毫无用处的纸质文稿。别着急,我们ceo曾经就是一个对“工作日报”不满的某国企员工,只不过他行动力一流,决定找几个人做一款软件来让工作日报这件事变得【简单】,变得【有用】。

看看我们的工作日报生产流程,就一句话:一键生成,补充心得。工作日报不应该是一个单方面沟通的管理工具,而是双向沟通的协作工具,用来记录做了什么、沟通困境、协作解决、计划下一步的行动,才能发挥工作日报的真正价值。这些东西如果依赖开会一对一沟通,人的不稳定性和花费大量的时间,会导致投入产出比非常高。我们要建立稳定的机制确保充分沟通,还要用一个最简单的方法去完成这件事。

我们为了把工作日报这件事变得简单,在笔记里面预设了K.P.T.P模板,按顺序是keep:今日已完成,来自做完并划掉的日程;problem:问题,需要手动补充,一般来自做日程时随手记录的难题;try:要尝试的措施,来源同上。值得注意的是,这部分可能涉及团队协作,影响到同事的日程,例如:题图需要设计部刘某支持,时间下午4点之前交给我,要求云云。我写出来,在日报里艾特刘与其商议可行的时间,以免打扰其日程安排,商量好以后,刘就会告诉我:给我发一条任务。

任务到了时间会有提醒,避免忘记。plan:明日计划,大体想一下明天要做什么,这个任务重不重,一天的时间紧不紧张,是否需要提前做准备。这样一来心里有数,下班时间安心做自己的事。至此,我们建立了非常完善的沟通和反馈机制来确保任务的进展和方向的正确性,把写日报和日程的动作都简化到最低来让其变得好用。

最近国内的互联网公司都在流行推行扁平化,我们的感受是,当我们在工作中占据主动,自由灵活协作,无障碍沟通,使用科学的工作与稳定的协作工具,能够让工作这件事变得可爱一点点。我们就是为了这么一点点在努力。

关于日事清:日事清是一款时间管理与团队协作软件。如果您是个人,日事清能帮助您规划日程、To do list,实现G.T.D.、实践重要紧急四象限。如果您是团队,日事清有工作日报、看板,能帮助团队做到事事落实到人、事事有追踪、有考核结果的期限、后续结果有反馈。

日事情对个人而言真是一款很棒的工具,涉及到团队协作,那就用到坚果云了!坚果云使用起来很方便的一点是文件自动同步,而且是增量同步,比如文案工作者经常需要修改稿子,那么稿件写好上传给领导,领导批复再上传过来,来来回回折腾惨了,有坚果云之后,你这边修改保存好之后,文件就能直接同步,领导也可以在自己电脑上看到你写好的内容,这个效率的提升是非常惊人的。

不止如此,坚果云还可以同步你电脑上的任意文件夹,功能强大,特别适合企业使用,把这款利器推荐给大家!

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