云盘怎么用?怎么选企业云盘?

云盘怎么用?站在个人角度,云盘更多扮演着资料存储仓库的角色,大多数人或多或少有收藏癖好,遇见好的资料往云端一扔,到整理的时候发现很多文件很少用得上,平白费了气力。公司有所不同,许多文件需要反复使用,臂如新人报到,劳动合同、免责协议、薪资协议等常用文件,通常这些资料都有纸质版本,云端即是备份库。

可见云盘之于公司,重要性越胜过个人,云盘怎么用也对公司而言,2016那一年,个人网盘纷纷离场,市场风向转为企业云盘,这是自然的道理,一来个人惯常享受免费网盘模式,没有付费观念;二来企业购买云盘服务,大家会认为这是理所当然的事。

公司可以以下三个办法使用云盘和云盘服务:

其一,存储在硬盘等固态存储设备之中,存储很方便,容量也很大,但是存储器很容易遗失,也无法将文件与其他人协作共享;

其二,公司自行搭建云端网盘,传输方便,独立管理,安全性高,但是前期需要投入大量成本,也需要专门安排人员管理和维护,人力成本也很高。

其三,第三方公司网盘服务,只需要按月缴纳一定的费用,就可以享受非常方便和安全的公司网盘服务,这也是目前大多数中小公司的一种选择。

现在市面上的公司网盘服务提供商数量多种多样,我们应该如何进行选择呢?万变不离其宗,产品总归是服务于人的,我们需要关注的是产品的功能特性和办公场景的匹配度,好的网盘必须具备以下功能:

第一、文件管理功能 该功能是公司网盘最重要的一个功能,用户通过公司网盘可以实现文件上传、文件搜索、文件预览和文件编辑等操作。

01.文件上传 一般来说,公司在选购网盘时主要关注网盘对上传文件大小的限制和上传效率两个具体指标。部分公司网盘可以支持通过大文件秒传和断点续传功能提高文件的上传效率。

02.文件搜索 公司在考察网盘的搜索功能时,主要关注网盘能否提供多样化的搜索方式。大多数网盘都支持通过文件或者文件夹的名字搜索文件,还有一部分网盘则可以通过文件内容、创始时间、创始人等多样化的方式搜索需要的文件。

03.文件预览 即用户不需要下载文件至本地,可以直接在网盘中查看文件。公司需要关注网盘能否预览自己经常用到的文件格式。基础的预览功能可以查看包括office、PDF、JPG在内的常见格式的文件,但也有一部分网盘支持查看包括PSD、HTML、dwg在内的更多格式的文件。

04.文件编辑通过文件编辑功能,公司可以对文件进行新建、复制、移动、删除、重命名等操作。网盘提供的编辑功能的多少是衡量其编辑能力的重要指标。

第二、在线协作 公司网盘若可以支持在线协作,那么可以减少公司内部的沟通成本,有效提升工作效率,它具体包括三项内容:文件权限管理、文件外部协作和文件内部集成。

01.文件权限管理 即指用户可以赋予公司内不同的成员以不同的操作权限,从而让合适的人操作合适的的文件。管理员可以根据文件或文件夹进行权限设置,也可以根据员工或部门设置权限。具体的权限可以分为预览、修改、下载、上传、外链、超级管理员等。

02.文件外部协作 不同团队乃至于不同公司之间中经常会出现在合作过程中需要参考对方的文件的情况。外部协作功能一方面可以提高团队合作时的沟通效率,另一方面也避免了内部文件泄露。外部协作具体包括了云附件和外链两大功能。

其中,云附件是指公司可以直接将网盘云端的文件作为邮件附件发送,无需下载。

外链是指公司可以为网盘中的文件创建外部链接,外部用户可以通过这个链接登陆网盘,进行相应操作。外链分为预览外链、上传外链、下载外链等多种形式,用户通过不同的外链进入网盘后享有相应的操作权限。

03.文件内部集成 在中大型公司中,一个管理员往往需要管理数百上千个账户,数据、后台、设置等信息的收集配置都很麻烦。此时公司可以通过接入API接口、认证系统对接等方式进行内部集成,从而批量管理用户、数据等信息。

文件内部集成主要服务对象为中大型公司,小型公司基本没有内部集成的需求,它具体包括两项内容:开放API接口和认证系统对接。 开放API接口:API接口是一种应用程序之间的接口,可以用来管理应用程序之间的沟通。公司可以通过API将网盘接入其他软件,公司员工在使用其它软件时,可以直接通过API接口直接调用网盘中的数据。

认证系统对接:中大型公司网络中计算机和用户都较多,管理困难。公司可以通过接入认证系统,对用户进行集中管理。公司网盘与认证系统对接后,用户无需新建网盘账户,可直接用内部系统账户登陆网盘。系统管理员也可以通过内部系统集中管理网盘登录名及密码等信息。

第三.服务安全性 因为公司网盘中存储了公司的许多重要文件数据,一旦泄露,会造成严重后果,因此公司网盘一般采用存储加密、传输加密、数据高可靠备份三种方式保障文件的安全性。

01.存储加密:网盘存储方式采用AES256加密,存储安全性高。

02.传输加密:网盘传输方式采用SSL网银级别传输加密,可以有效防止数据在传输过程中被他人窃取。

03.数据高可靠备份:同一份文档备份在不同的服务器,服务器不在同一个位置,哪怕某个服务器所在位置发生不可抗力的灾害,多备份服务器可保万无一失,

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