word2016如何使用邮件合并功能?

在日常工作生活中,你可能经常会遇见这种情况:

处理的文件主要内容基本都是相同的,只是有些具体数据有变化而已。在大量填写这类相同格式时,只要修改少数相关内容就好,在其他文档内容不变时,其实我们可以灵活运用Word邮件合并功能,这样不仅操作简单快捷,而且还可以设置各种格式、打印出的效果也好,如此一来就可以满足许多不同客户的不同需求了。

有人可能好奇就问邮件合并是什么?word怎么邮件合并?

在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。—来自百度百科的解释

从定义可以看出,邮件合并有两个关键点:文件准备+变量插入,而整个邮件合并的操作逻辑是:将Excel数据源链接到Word主文档的指定位置,实现变量部分的自动、批量插入,合并成一个新的Word文档。

word怎么邮件合并?

以word2016版的邮件合并操作为例子:

第一步

把需要进行邮箱合并的文件准备好,就是主档文件和数据源文件;

第二步

依次打开你的【主档文件】【邮件】【开始邮件合并】【邮件合并分步向导】:

第三步

这一步只要记住:点3下!

右下角点击【开始文档】

                 【选择收件人】

                 【撰写信函】

随后将弹出【选取数据源】的对话框:

第四步

接上一步弹出的【选取数据源】找到【数据源文件存放点】选中并打开【数据源文件】弹出【选择表格】对话框

              点击【确定】弹出【邮件合并收件人】对话框记住需要插入【主文档】中的【变量部分(姓名)】所在列的【列标(F2)】,点击【确定】:

第五步

鼠标光标放到需插入变量的位置,

【撰写信函】【其他项目】【插入合并域】对话框,选择【F2】点击【插入】,可看到光标位置已插入【<<F2>>】的字样【关闭】【预览信函】,点击【>>】预览【完成合并】。

第六步

【编辑单个信函】【合并到新文档】选择【从…到…】(在预览中可知,第1页实际为【尊敬的姓名先生/女士】,为无效页,因此可以从第2页开始合并,一直到最后1页)填【从2到 (“到”字后面可不填)】点击【确定】,生成了一个新的文档,这就是批量合并生成后的文档,另行保存即可。

以上就是word2016邮箱合并的操作方式了,有get到要点吗?邮箱合并可以应用的场景有很多,除了可以用来批量合并生成邀请函,邮件合并功能还可以用在其它场合,如打印信封、信件、请柬、工资条、个人简历、学生成绩单、准考证、明信片等各类,只要是一个标准的二维数表,数据源,就可以很方便的按一个记录一页的方式从word中利用邮件合并功能打印出来!

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