适合远程办公的软件有哪些?

新冠状病毒肆虐全国,但是公司的业务还要继续推荐,研发要继续,客户要维系,所以大伙还得继续上班工作,但是疫情还没消散,业务还要开展,在家办公的已经是大趋势,在家办公就需要远程办公,适合远程办公的软件有哪些?

首先,小坚果真的真的非常希望此次疫情能够尽早结束,大家(尤其是各地的医疗工作者们)都能够平安、健康。

目前,国务院办公厅已发布关于延长2020年春节假期的通知:延长2020年春节假期至2月2日,2月3日(星期一)起正常上班。已经有不少企业(包括坚果云)支持员工在家远程办公,

据经济观察网记者不完全统计,阿里巴巴、腾讯、百度、字节跳动、酷狗等互联网企业已宣布远程办公支持其实,小坚果和同事们经常是远程办公的模式,我们团队成员包括北京、上海、武汉、深圳,还有海外。平时工作中就是用坚果云来解决远程办公中遇到的协作问题:如何保持同事间文件(信息)的一致性?如何保证公司文件的安全?也积累了一些工具使用的经验。

1.如何保持同事间文件(信息)的一致性?

由于很多工作需要不同部门同事间的配合协作来完成,需要发挥每个人的优势来集思广益,最忌讳的就是同事之间信息不对称。当一部分人掌握的信息已经更新到了2.0,如果还有人停留在1.0,那就很麻烦了。

当然,信息变化很快,文件也是经常一改又改。每次修改了信息,更新了资料,都要删掉旧文件,再上传一个新文件,这样反复实在太麻烦。有时候还会忘记更新,耽误工作。不过…

坚果云是支持自动同步!自动同步!自动同步的!重要的事要说三遍…因为这个功能真的让很多用户感动到哭。只要在设备中安装坚果云,选择好自动同步的文件夹后,无需保存、上传、下载这些额外操作,就可实现文件自动同步。(意味着你就算在家办公,也不需要把公司里的电脑搬回家了)

坚果云让分布于各地的同事间的工作文件实时保持同步和一致。文件被一个人编辑后,会自动同步到其他同事的电脑。所有人看到的总是文件的最新版,不用再担心忘记上传或发送最新版导致的理解差异了。老板也可以随时看到工作进度,不需要频繁的开会沟通,省了很多时间。

同时,坚果云还有历史版本这个功能,可以自动备份文件每一次的修改版本。即使不小心误删除或者修改失误,也可以轻松恢复文件的历史版本,再也不用担心文件丢失了,也不用为了保留不同修改版本,手动在文件名后加各种后缀了。(这是设计师小姐姐们经常夸我的功能…)

2.如何保证公司文件的安全?

大家在远程办公时其实最担心的还是公司文件的安全,因为许多工作文件中涉及到公司比较机密的信息。无论是同事不小心丢了电脑或手机,或是有意无意的删除或泄露重要文件,对公司来说损失都是巨大的。

  1. 通过坚果云,我们可以很灵活的设定每个同事对同步文件夹的访问权限,有上传下载、只可下载、只可上传、只可预览、管理员和拥有者六种权限,没有权限就无法访问任何文件。每个同事只可访问和他职能相关的文件,这样即使有人故意泄露数据,也无法获得团队所有资料。
  2. 坚果云所有客户端都有密码锁功能,能够保证无论手机还是电脑借出或丢失的时候,其他人无法启动坚果云访问工作文件。
  3. 坚果云还可以通过远程擦除数据(包括“擦除”本地文件),对特定人员设置可以访问文件的IP地址来防止出现文件泄露的风险(比如防止离职员工恶意删除或泄露重要文件)。
  4. 咱们还有一个文件时光机的功能(很有趣,可以用来恢复文件误删之类的操作),像之前的WannaCry病毒,有人不幸中招了…电脑里的资料一夜消失,用坚果云时光机功一键就恢复啦。

3.尝试着搭配出最适合你的工具组合

小坚果想说:这世界上没有十全十美的软件工具,但是你可以尝试着搭配出最适合你的工具组合。

相信以下我们团队也在用的工具集合中,有一款或者几款适合你:

同事间沟通IM: 飞书

我们目前是在用飞书进行同事间的沟通(简单的任务交流)、音视频会议以及日程管理

PS:他们家【信息加急】这个功能很好用,可以选择短信或电话提醒对方查看、回复信息

任务管理工具:@Trello,国内的话也可以试试 Teambition 或 Worktile

我们目前是在用Trello(划重点:完全免费!)进行任务的布置和追踪

设计工具: 创客贴设计 、墨刀

我看到我们市场的同事们经常会用创客贴来设计海报,产品的小姐姐用的是墨刀画原型图

思维导图: @坚果云思维导图

头脑风暴必备神器,我们每周一次的头脑风暴,每位同事都会把他们的想法用思维导图的形式来记录,清晰且直观

写作工具:坚果云Markdown 坚果云大纲笔记

这里必须再夸一下我自己,咱家新出的几款办公软件真的很好用!(重点又来了:全部是免费的!)

而且我还是国内极少数支持 WebDAV 的云盘(害羞脸),通过 WebDAV 我们与许多优质的软件建立了联系,打造了一个开放的生态环境,丰富了大家的使用场景,让更多人能够享受到云同步服务的益处。

例如:KeePass、Zotero、Documents、Solid Explorer、PDF Expert、Keynote、Notability、OneNote、纯纯写作和 FolderSync 等几十款国内外优质软件,涉及笔记、密码、文件管理、文献管理等众多领域。

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