如何管理几十万海量文件网盘【经验分享】

如何管理几十万海量文件网盘?有人问过我,文件那么多,也学了各种不同的管理方式,但总感觉真正要找文件的时候,非常吃力,有没有办法能够一劳永逸解决这个问题?

不管是电脑保存的还是同步到网盘的文件,找起来都是一件非常耗时的事情。相同名字或者不同版本的文件太多,很多时候找出来的文件不是自己想要的那个。

现在我的百度网盘文件1507G,坚果云文件74G,有几十万个文件,一开始要找文件的时候,确实会有些困难,后来在慢慢搜索过程中,形成了一些系统化搜索的习惯,而且根据实际的搜索情况来调整文件分类方式和命名规则。持续搜索,让搜索的系统越来越完善。

让文件为人服务

不是为了表面的好看,而是为了想到就能找到,找到就能用到。从一开始纯粹的存储文件为目的,到要真正发挥文件的价值,不要在找这些文件过程中浪费时间,消磨耐心。

建立「主题文件夹」

《如何阅读一本书》对阅读分了四个层次:基础阅读、检视阅读、分析阅读、主题阅读。建立个人知识体系,大多数都会推荐第四个层次的主题阅读,而建立文件管理体系的时候,也同样如此,可以建一个「主题文件夹」。

主题文件夹就是把与之相关的内容集中在同一个文件夹。

比如,我在开设一门新课程的时候,首先会新建XMind思维导图,接着会做Keynote演示文稿,修改JPG格式的的海报,写逐字稿的Word文档,录制成MOV格式的视频。这样的话,我就会产生五种不同格式的文件,这些文件在开始创建的时候,被分散到不同的存储位置。等课程录制完毕之后,我会把他们放在同一个文件夹,进行编号排序,分类存放。

同一主题的事情,尽量集中在同一文件夹处理。零零碎碎的想法就可以串联在一起,利于从整体上把握与这个主题相关的事情。对主题进行整理,做一个系统分类,下次需要开新课程的时候,就将这个架构复制粘贴到新的课程中。

一个主题,一次整理,长期受益。

主题文件夹的诞生,让人不再集中在某一个文件或者某一种格式,而是扩展到更大的文件单位——文件夹。

创建不同主题的文件夹,让不同主题的文件夹构成一个个不同的项目,为后续搭建完善的文件体系做好准备。这样的话,文件管理起来就简单多了。

主题搜索

对于不同主题的文件夹,把命名方式规范化,优化文件夹名字,把文件夹的名字作为关键词搜索的核心方式。

搜索的第一属性,从文件夹开始。

不管是坚果云本身搜索体系,还是第三方搜索软件Alfred,不输入特定的文件格式情况下,首先搜索出来的是文件夹名字。

我的电脑中各式各样的文件非常多,但如果从主题文件夹的角度来看的话,不同主题的内容并不多,将不同的内容归属到不同的主题中,范围就被缩小了,从更大的分类处理文件,会让文件管理变得简单。

当不同主题的文件夹集中在一起的时候,还可以用一个关键词连接,比如,我不同的课程,可以把它合并到「课程开发」,这四个字,就是使不同课程连接的关键词。这样,会让所有不同的课程都归到同一个地方,让不同课程之间产生更多的联系。

独立的一个个文件组成不同的主题,一个个不同的主题构成不同的项目,多个不同的项目就能组成一个文件管理体系。

如何管理几十万海量文件网盘?文件与文件之间存在联系,不再局限于某一个单独文件的眼光去看待文件的管理体系,这样就简单多了。

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