为什么企业管理者一定要用流程图?

作为企业所有者,你应始终努力提高工作场所的效率,因此你应该欢迎任何可帮助你完成该任务的工具或资源。简化业务流程还可以帮助你的员工提高生产力,更高的生产力意味着更多的销售。要考虑的一个工具是流程图,它是流程的图形或图形表示。流程图的使用在诸如娱乐,工程,物理科学和计算机编程等行业中很多。流程图的目的是在没有任何令人困惑的技术术语的情况下传达流程如何工作或应该如何工作。了解流程图的主要用途可以帮助你的业务达到最高水平。

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定义工作流程

流程图最重要的用途之一是通过图像描绘如何从开始到结束执行过程,通常按顺序执行。流程图通常用于培训,以记录现有流程或评估流程的效率。例如,如果你不确定特定流程是否值得花时间和精力,则流程图可以揭示任务的瓶颈或重复。你可以在流程图中添加符号,其中每个符号代表负责任务,决策或输出的人员或组。然后,你的管理团队可以确定是否有任何团队过度扩展,或者某个团队是否不需要该流程。

 

评估任务的时间安排

流程图的另一个重要目的是确定在特定流程中完成每项任务所需的时间。通常,这些图表是线性的,从左到右阅读。你可以向时序图添加列,以指示你如何为每个任务计时,以便你可以评估流程中与时间相关的任务。当你分析面向截止日期的任务和流程时,这尤其有用,因为图表显示了任务需要更高效率的区域以及一个任务的完成取决于另一个任务的完成的区域。当项目需要多个团队时,分析时间安排的流程图特别有用,而沟通对于完成该项目至关重要。

 

排除故障并解决问题

如果你不知道出了什么问题,以及在流程的哪个阶段出错,那么很难修复工作流中的错误和问题。这就是为什么故障排除是流程图的一个重要目的。要设计故障诊断流程图,通常首先要确定问题并将该问题写入流程图顶部的框中。然后,你可以根据你发现的问题,将箭头绘制到具有不同可能原因的方框,然后选择可能的解决方案框。例如,如果你已将问题确定为对你的客户服务流程不满意,那么你会提出不满的原因,包括长时间的电话呼叫等待时间,对交付时间的不满意,对你的客户服务代表的了解不满意或者你的代表粗鲁无益的看法。在每个框下,你将开发一个可能的解决方案,专门解决你的客户不满意的原因。这只是如何创建故障诊断流程图的一个示例。一些企业主喜欢使用真实或错误的模型,并基于在图表上的框中写入的简单的真或假陈述来解决问题。

以往的流程图大多是通过纸和笔来完成,毕竟考研绘画者的画技,还不利于复制传播。现在的流程图都使用软件完成,通过坚果云绘图来制作流程图,可以很快地在网页端在线编辑完成制作,无需下载,同时完成的流程图可以放入共享文件夹中,立刻分享其他人,文件放在坚果云中保证不会丢失和损坏。

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