如何高效地管理邮件?

邮件,可以说是职场人的必需品了。但这个必需品,真的是让我们又爱又恨。爱它来来往往有迹可循,然而恨的也是它事无巨细皆有记录,管理起来很复杂。

 

今天我们就来给大家讲讲,要如何才能高效处理这些爱恨交织的邮件?

 

首先是优化邮件本身。

包括邮件的设置、内容本身、邮件格式等。

发件人名字规范
邮件主题明确
邮件内容简明扼要
附件命名清晰
自动归类邮件
定期备份邮件
………………

具体也可以参考:《你的电子邮件用对了吗?网盘与邮箱能互通吗?》

 

其次,学会利用合适的工具。

1、邮箱客户端

职场人的手机和电脑中,离不开各种邮箱客户端,常见的有老牌Outlook、Yomail、Gmail、QQ邮箱等。

Outlook:Windows系统自带客户端,无需特意安装,支持插件,手机端也可以直接收发Gmail等境外邮件。

YoMail:国产软件当中,为数不多的好用的软件。无论境内境外邮件,主要输入正确的账号密码,就能正常收发邮件。

Gmail:好用,但需要一定的技术支持才能正常使用。

QQ邮箱:基本邮箱功能都具备,使用人数也多。最重要的是跟QQ的关联性好,可以通过QQ快速登录,送达通知等也可直接推到QQ。

 

2、邮箱客户端插件

以Outlook为例,就可以使用多种邮箱插件,直接提升处理邮件的效率。

①Lookeen

 

Lookeen是一款2007年就存在的插件,至今已经存在了十年有余。就像Everything之于Windows,Lookeen是Outlook中强大的搜索插件。Outlook自带搜索本身只能在文件夹下搜索,如此一来你需要不停地在文件夹之间切换来搜索,而Lookeen则可以在Outlook所有邮件、PST档案、Exchange servers、公共文件夹、桌面、网络和虚拟桌面环境中进行统一搜索。一步到位,这就是优雅啊!

 

②印象笔记Outlook插件

 

 

很容易理解这个插件,就是将印象笔记和Outlook互通的插件。配合印象笔记PC客户端,你可以将邮件快速地保存在印象笔记,也可以快速将笔记贴到邮件中去。

 

③坚果云Outlook插件

坚果云Outlook插件将坚果云同步网盘和Outlook对接,让你解决Outlook中的附件问题。

 

坚果云Outlook插件功能1:将发送附件转换成链接发送。

 

当你使用Outlook添加附件后,坚果云将自动生成上图的形式,通过链接发送附件,收件人可以直接通过链接下载文件,这样附件的大小限制就直接从20MB提升为5GB。是不是很爽啊~另一方面本身Outlook的上传速度我想大家都知道,并不是特别快,如果使用坚果云Outlook插件则可以享受坚果云的上传速度,有多快我就不说了吧~

 

坚果云Outlook插件功能2:将收件附件转换成链接。

 

对于每天需要收取大量附件的用户来说,下载保管那些附件就变成了一个大问题,虽然Outlook对同一封邮件下的附件提供了批量下载附件的功能,但是如果是多封邮件的多个附件,只好一封封地保存,让人抓狂!坚果云Outlook插件可以将收到的附件文件自动保存至你的坚果云网盘中的Outlook文件夹,并在邮件中通过链接的形式给你展示出来。

 

 

最后,实践!

这是最重要的事情。

这是最重要的事情。

这是最重要的事情。

 

以上。

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