Outlook 邮件管理体系 畅享高效办公生活

其实Outlook邮箱登陆后,只要做几个简单的设置,就可以轻松解决这个烦恼!

在正式介绍Outlook设置方法之前,让我们先对处理邮件这个行为做一个了解:

如果细分一下,把对每一封邮件的处理都当作一个任务,那么这个任务的流程可以看做是这样的:把每一封邮件按状态分别存放。

按照常规任务板的三种状态,我们的邮件也可以分为类似的三种:未开始、进行中、已完成。

要区分这些状态,我们可以自行创建一个Email体系来管理邮件。

 

如何创建个人Email体系管理邮件

1.邮件设为对话模式

点击邮箱中的任一文件夹视图显示为对话,勾选此复选框,在弹出的窗口中选择“所有邮箱”或“此文件夹”。

2.创建文件夹,存放不同状态的邮件

这个主要看个人习惯,简单一点的可以按照未处理、已处理、资料存档等分类。

3.利用小旗子等来标记邮件

利用小旗子的颜色等区分邮件的重要性、紧急度。

4.设定“快速步骤”

在Outlook-开始-快速步骤,点击下图红框图标,即可开始设定个人想要的快速步骤。

5.邮件附件的管理
发送邮件附件

以往发送邮件附件的时候,附件的大小,网络的快慢,都会直接影响到邮件的传送。

现在安装企业网盘坚果云的Outlook插件,可以在选项中设置默认以分享链接的方式发送邮件。

以后发送邮件的时候,再也不用担心附件大小了。

接收邮件附件

往来邮件中,收到的邮件附件如何管理,一直是件十分头疼的事情。

针对这个问题,坚果云的Outlook插件也提供了解决办法。

在下图红框的“收件箱”中,你可以选择是否将分享链接代替收到的附件。

像上图的设置表示:当我收到一封附件超过1MB的新邮件时,该附件将会自动替换为坚果云的分享链接。

可以直接点击该分享链接查看附件,也可以在客户端内搜索附件名字,快速定位到该文件。

简单的几个Outlook设置,就能让你轻松管理自己的邮件,畅享高效办公的生活。快快行动吧!

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