作为你的个人品牌代表,你的电子邮件用对了吗?

​作为一名职场人,每天到公司后的第一件事情,便是打开电脑查看邮件。紧急邮件必须尽快处理,重要邮件先标记再按序解决……

 

在职场上,电子邮件不仅是重要的沟通工具,还是塑造个人品牌的重要方式,是你在职场中的第二张脸。

 

这张每天都会用到的第二张脸,你有没有用心保养过呢?

 

初级护理

发件人名字规范

真实世界里,别人提到你的名字便会联想到你这个人。同样在邮件的世界里,发件人名字便代表了你。

在拿到工作用的邮箱后,请第一时间修改邮箱的发件人名字。

 

邮件主题明确

据统计,一个职场人平均每天要收到100多封邮件。在这么多邮件中,如何判断哪些是紧急的,哪些是重要的?

对,通过邮件的主题来判断。所以邮件主题一定要明确,让对方一眼便能判别邮件的紧急度、重要性。

 

邮件内容简明扼要

职场中所有人的时间都十分宝贵。写邮件时,切记提炼重点,表述条理清晰。方便对方阅读,节省对方时间。

 

晋级护理

附件命名清晰

试想一下,如果你每天都会收到若干封带有「新建文档1.docx」附件的邮件,你会不会抓狂?

附件不仅要重命名,还应该是收件人能看明白的文件名。

 

自动归类邮件

在邮箱的设置里,有一个收信规则。你可以根据实际需求,按发件人、发件主题等设置规则。举个特别实在的例子:把BOSS的邮件单独归类,是不是很方便第一时间查看?

 

定期备份邮件

备份重要邮件,这一点大家都清楚,但定期备份却很容易被忽视。

想一想今年的勒索病毒,如果你有定期备份,是不是情况就不会那么惨烈?

 

高级护理

使用邮件工具,提高办公效率

菜鸟与高手之间,除了天分与修炼年份有距离,还有「兵器」的差别。好的兵器,能瞬间提升你的战斗力。

武侠世界里,拿到屠龙刀便能号令天下,办公室里,使用专业工具即能提高工作效率。

升级后的网易邮箱大师,便可能是 Android 邮箱应用中的那一把屠龙刀。(苹果用户可直接使用系统自带的文件管理功能,添加网盘附件。)

在这之前,网易邮箱大师中只能添加手机文件,如遇到文件存在网盘的情况,也只好硬着头皮先下载到手机,再添加到邮件中。整个过程十分不方便。

新版本的网易邮箱大师,不仅支持网易邮箱的邮件撤回,还新增了从网盘添加附件的功能。

Android 用户升级邮箱后,打开客户端选择写邮件 – 附件 – 网盘 – 坚果云,便能绑定坚果云账号。

具体操作可参考下面的动态图:

在新版本的网易邮箱大师中,支持三款优质同步网盘,作为其中唯一的国内网盘,坚果云也将会为广大网易邮箱用户提供更专业、安全的网盘服务。

 

P.s.这里要提醒一下大家,邮件附件固然方便,但更建议直接发送坚果云的分享链接。一、可通过设置分享的上传下载权限,来防止文件被恶意泄露;二、可随时在坚果云上修改文件,只要文件名字和存放位置没有变化,便无须重新生成分享链接,无须撤回或再次发送邮件。

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