办公不可缺少的一款同步软件

使用坚果云有一段时间了,一直不停的给身边的朋友们安利,每次都要重复说很多内容,所以索性想整理下自己的使用思路,给大家分享下~(ps其实还是因为懒的一次次的说)

因为做的是培训行业,所以平时还是有蛮多文档文件之类的,公司有配一台电脑,但是由于经费问题,你懂的,肯定是又笨又重的那种,所以一般都只在公司使用,很少带回家,但是又要经常回家处理一些没完成的内容,比如老师发来的教案啊,第二天老师上课要用的ppt再完善下,要给学员看的资料啊等等杂七杂八。。。当时一直用的U盘烤些资料带回去处理,也有用过百度云备份,但是百度云每次文件修改好了都要重新上传,所以有时候也就忘了,大部分时候还是用U盘(可是U盘也经常忘记随身带啊 T_T)。

接触坚果云的时候是因为男票当时有个研究课题,关于云存储还是云计算安全性什么的,需要调研各个云盘,具体是啥不记得了(毕竟我在电脑方面算半个小白),最终的结果就是坚果云的存储方式是比较安全什么的,还有它的同步功能很不错,然后有推荐我去使用看看,然后我就抱着试试看的态度下载了下,从此开启我的坚果时代。。

好了,上面的都是废话,还是快点开始正题吧。。(害怕再啰嗦下去没人愿意看重要的内容了 O_O)

敲黑板,下面是重点,我要开始正常说话了(咳咳,吃瓜群众请暂停吃瓜,认真学习,这真的是一款很好用的软件)

1、文件自动同步功能

这是主打的功能,所谓同步,恩,我举个栗子吧,我之前一直比较苦恼的是公司电脑不想带回家,但是U盘只能拷贝部分资料,这时候就需要同步功能了,我在公司的电脑里下载了坚果云的客户端,将我需要的所有文件夹都同步到云端,同步设置方式非常简单,直接右击就会有坚果云-同步到个人空间,盗了一张坚果云官网的示例图,自己想做的发现太复杂(主要还是懒)。。

图片来自坚果云官网

然后你的文件就连接到云端了,之后在同步文件夹下面做的任何操作,都是会自动同步到云端,也就是不需要你自己手动上传,是不是很方便,如下,这是我用到的所有内容

图片是我的电脑工作文件夹

我是把我的文件都放在工作资料这个文件夹下,所以设置的话,我也只需要设置工作资料这个文件夹就可以了,它下面包含的所有文件夹都会自动变成同步文件夹~然后我家里的电脑也安装了坚果云,通过坚果云下载下来我的工作资料的文件夹,这样,相当于公司电脑-坚果云-家里电脑都是相连的了~我在家里需要用的时候,直接打开这些文件夹正常操作,然后云端就会更新,那么公司电脑也是连着坚果云的,所以也是同步更新的~这样的好处就是,不管你是在几个电脑上用的,你的文件都是相通的~(感觉有点啰嗦,不知道能看懂不O_O)

我现在就是公司电脑,家里电脑,ipad,手机都下载了,无论我在哪个上用,内容都是一致的,不会说在手机上改了这个文件,公司电脑还没改,到时候还要再复制什么~就是很方便,非常适合懒人~

2、默认不同步到电脑

这不算个主要功能,可能很多人都没有注意,但是放在这里提,是因为对于经常出差要用别人电脑的人还是很重要的,而且也是在一开始的时候就可以设置的,所以放在同步功能下面介绍。

注意到这个功能是因为,我们公司在很多城市都有分校,有时候需要去其他分校一起办活动,当时是因为去另一个分校需要用到一些资料,然后在同事电脑上下载登录了我的坚果云,没注意然后就默认将我的文件都下载到本地了,因为坚果云是基于本地文件夹的,所以会默认将文件下载下来进行操作,但是我的文件里有个文件夹非常大,导致下载速度很慢,而且很占用同事内存,所以回去后就搜索了看有没有不让我的文件自动下载的。因为有的文件我只是想预览下,并不需要修改什么的,然后就发现了这个功能,在网页端找到你的文件夹,在设置权限里– 基本信息里,就可以设置默认不同步到电脑,这样当你出差在外,需要用别人电脑时,可以自己选择需要的文件下载,或者有的office文件可以在线编辑,避免将整个文件夹下载后,忘了删除,导致文件内容遗留在别人电脑上。

3、历史版本

这个功能其实蛮强大的,不过因为我一般编辑文件比较少,因为教案还有资料都有专门的同事去编辑,我一般就是用他们的资料跟学生沟通之类的。这个功能可以保存你每次编辑的版本,有时候就不用怕覆盖之前的内容另存为一个新版本了,之前我们政治老师做一个教案,同一个文档保存了10几个文件,最新版,最最新版,最最最新版。。现在用坚果云的话,只要在一个里面编辑就好了,打开方式:在文件上右击- 坚果云- 查看文件历史,举个栗子

这是某某老师的教案修改记录

是不是清楚的记录了每次编辑的历史啊~而且还可以进行版本比较,就是选择一个之前的版本跟现在最新版进行对比,指出哪里有改动了,方便自己查看都修改了啥,如果觉得以前那个版本内容还不错,还可以将之前的版本下载~感觉很适合经常需要编辑文件的盆友~

4、文件夹共享

这个功能也是非常方便的,就是可以将你的文件夹共享给别人,共享就是两个人或者多人都会共同拥有这个文件夹,之前有说过我们会有很多教案还有一些资料是大家都会用到的,以前就是用U盘拷贝一份自己保存,然后有更新就在qq上互传~有时候就会觉得比较麻烦,因为有的时候在学校里办活动不方便接收~或者手机上接收了,到时候去公司还要再保存一遍到自己的电脑里。

使用坚果云后,老师将教案这个文件夹共享给我们,我们的电脑里也会有这个文件夹,老师正常就在自己的电脑里编辑修改,做好后,我们电脑这边也会提示这个文件夹更新了,想要查看也非常方便,下面红框里的都是跟同事的共享文件夹,以后有新同事来,HR也可以直接将那个文件夹共享给他就可以了,这么做的好处是,大家相当于看到和使用的都是同一个文件夹,这也源于坚果云的同步功能,比如价格表及优惠方案文件夹下,主管大人新加一个方案,那我们都可以立马看到(坚果云有更新提醒),非常即时~再也不需要等待通知了~

还有我们有一个业绩表,也是共享的,每个人都可以在自己的名字下面编辑,方便大家查看,还有销售培训的内容,也方便大家一起查看学习

不能暴露大家身份,名字就不给你们看啦
要学的东西很多的~

我感觉应该很多公司都会有一些需要共享的文件夹,如果没有专门的软件系统去做这个事情的话,坚果云是个不错的选择(谁可以告诉我,帮他们打广告有钱拿吗??)

5、第三方应用授权

官网写的是:独家WebDAV协议支持,支持诸如Goodreader、PDF Expert、Notability、格志日记等应用的即时同步,真正实用。恩,看着很复杂的样子,其实就是可以连接到其他软件,有的软件没有同步功能,连接到坚果云后,就可以同步了,我现在只连接了手机上的wps,其他的用不到所以也没有去尝试。

因为手机偶尔也会去修改下文档,可以在wps里打开我的坚果云文件夹,选择你想要编辑的文件,然后修改,保存后,坚果云那边也会更新,电脑里文件也是一起同步修改的~

wps或者其他软件如何连接到坚果云,略微有点小复杂,有几步操作,推荐去坚果云官网看教程。

这是在手机wps里打开我的坚果云

小结:

以上就是我常用的几个坚果云功能,我觉得对我很有帮助,每个人使用的场景可能也不一样,根据自己需求去利用这些功能吧~感觉坚果云可能更适合电脑里有很多文件的人,比U盘好的地方是更加方便携带,不怕丢,只要你别忘了你的密码,还有手机移动端处理也很方便~跟百度云比,它更注重的是同步功能,百度云更像是一个备份文件的工具,我的很多不需要修改的照片视频,电影等生活娱乐的东西都还存在百度云里,毕竟空间大~坚果云的话就用来同步办公资料,因为要经常修改,自动同步还是省事很多,还有共享文件夹这个功能也是太方便了~

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