如何高效整理文件呢?【坚果云网盘经验分享】

如何高效整理文件呢?前段时间爆火的日本网红主妇藤田实沙(Misa),通过分享在日常做家务整理时总结出的技巧,一时间成为炙手可热的话题人物。从「断舍离」到「收纳整理术」,日本人为什么如此热衷整理所属之物,或者说,耗费时间去整理事物究竟有什么用?

对藤田实沙来说,通过对家居的整理不仅可以提高使用时的效率,还会缓解「因为杂乱而烦躁」。对另一部分人来说,随意摆放的私人物品,混乱繁杂的桌面,反而会有一种熟悉的安全感,相比下,井然有序的环境反而会让他们觉得疏远。

对待整理的分歧无关对错,只是两种不同的人生观念。这里不妨用「断舍离」作者,山下英子在书中的一句话回答来概括整理有何必要性:

通过整理物品了解自己,整理内心的混沌,是让人生舒适的行动技术。

从更为实际的角度来看,整理事务能够显著提高效率,进而获得更多可支配的时间。显然,如果你享受对人生的掌控感,并且有足够多的文件需要管理,那么就有必要学会文件整理。

▍ 步骤一:确定原则

  1. 舍弃不必要的文件
    什么是不必要的文件?每个人的标准不同,答案也不同。假设你的存储空间有限,那么电影、剧集、应用等网络上随时可以检索到的大体积文件,在网络如此普及且便捷的时代都没有保留的必要。笔者曾经也有保存大量影视文件的习惯,但这些影视笔者极少会看第二次,因此在搬家需要迁移资料时,最先舍弃掉的都是这些文件。
    所以对于那些非独有、价值属性低的文件,不用多想,果断删除吧。
  2. 养成整理文件的习惯
    习惯成自然,不妨从小事做起。无论有多琐碎,只有你觉得有用,就将它整理起来。
  3. 适当的整理频率
    整理文件并不是目的,除了第一次,或因过去的文件架构已经不能满足当下的需要,否则不要耗费太多精力在整理文件上。

▍ 步骤二:构建文件架构

构建文件架构好比构建房屋框架,一个完善、适合自己的文件架构,可以大幅度提升今后文件填充及整理效率。

一个科学高效的文件架构通常具备以下几点特征:

  1. 文件分级
    文件分级,即构建文件目录,以便于快速、准确的定位目标文件。例如:第一级为工作、生活、学习;工作下又分为客户、公司、个人、项目等;客户又可以分为A客户,B客户,C客户等。详细的分级会提高检索效率,但过于繁琐反而不利于快速定位文件,所以文件分级最好控制在3~4级。
  2. 文件维度
    文件维度即文件本身的属性划分。以电影为例,可以按国家分为中国、美国、日本等,也可以按导演分为科恩兄弟、诺兰、姜文等,但一部电影可能有多种类型元素,假如以凶杀片、爱情片、科幻片分类就很容易造成文件分类的混乱了。
    只有文件分类的维度不重叠,才不会造成文件分类的混乱。如果你想进一步了解文件分类的维度,可以搜索 MECE 分析法(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)。

▍ 步骤三:文件备份

1.文件选择

构建好文件结构后,为防止文件丢失,可以选择对重要的文件进行备份。在确定备份方案前,需要对值得备份的文件进行分类。对大多数人来说,文件总体可以分为四种:

    • 价值高的个人文件:例如作品、笔记、个人照片等;
    • 价值高的非个人文件:例如公司机密、工作文档等;
    • 价值低的个人文件:例如……和朋友的搞笑聊天截图等;
    • 价值低的非个人文件:例如可以在线观看或下载的电影、音乐、应用等。

通常来说,值得备份的只有前两种,但也可以根据每个人的标准和备份条件的不同选择不同的文件备份。

2.备份方案

一般来说,个人文件备份可以分为以下四种:

*家庭NAS:即私人搭建云空间,门槛较高,安全性与价格成正比

从上表来看,值得大多数人选择的安全备份方案有两种,自行搭建家庭 NAS 或选择云服务,当然你也可以选择将重要的文件同时备份在多个平台。

当然,如果大家没有更好的解决方案,不妨试试国内良心网盘坚果云」。

同国内其它云盘厂商不同,坚果云从12年开始在云盘行业深耕,并凭借稳定优质的同步服务,收获了大批用户的好评。经过多年打磨,坚果云具备不少独特的优点:

    • 无广告,不弹窗。和多数国内应用不同,坚果云的全线产品没有任何广告,除了必要的功能提示外,几乎没有任何弹窗。平日里安静躺在角落,在你需要时总能安心交给它
    • 管理灵活,同步方便。无论你使用什么平台的操作系统,都能得到坚果云全平台支持。不仅如此,坚果云还是国内唯一一家同时具备增量同步、协同办公、下载不限速等良心功能的云盘。
    • 安全加密。坚果云采取军工级 256-bit 和文件分块加密方式,在国外著名的非商业机构 Qualys SSL Labs 对采用 SSL 加密传输数据的网站评测,坚果云获得 A 评级。此外,你还可以采取 Google Authenticator 、微信或手机号等二次验证方式,保证你的文件安全无虞。

▊ 结语

正如前文所说,整理文件本身并不是目的,只是一个通往更高效、有序生活方式的习惯。通过整理文件,不仅可以显著提高我们的学习和工作效率,更能培养我们系统化的思维方式。

也许之前你的桌面杂乱无章,没有文件管理的经验,但你不必担心,只要你尝试去做了并且愿意坚持(相信我,这并不算难),就一定会养成习惯整理文件的习惯。如果此刻你手头无事,不妨现在就开始文件管理之路。

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